Viestin voima perustuu ymmärrettävyyteen

Joudutko päivittäin tilanteeseen, jossa täsmennät omia sanomisiasi? ”En itseasiassa tarkoittanut aivan tuota” tai ”oikeastaan tarkoitin aivan päinvastaista”. Täsmentäminen on osa normaalia keskustelua ja vuorovaikutusta. Se kuitenkin osoittaa, miten vaikeaa meidän on saada oma sanoma perille juuri sellaisena kuin haluamme.

Elämän sujuminen perustuu viestintään ja vuorovaikutukseen. Se on ihmisten välistä dialogia. Myös isoissa organisaatioissa ja yrityksissä viestien lähettäjinä ja vastaanottajina ovat ihmiset. Sitä ei saisi koskaan unohtaa. Olipa kyse sitten kriisistä, ympäristöasioista, taloudellisista tekijöistä tai organisaation muutoksista, niihin liittyvä viestintä perustuu ihmisten väliseen kommunikaatioon ja viestin ymmärrettävyyteen.

Selkeän viestin välittäminen on kaikkien etu. Se palvelee niin yritystä kuin sen asiakkaita ja muita sidosryhmiä. Selkeää viestintää myös edellytetään muun muassa julkiselta sektorilta ja joiltakin yksityisen sektorin organisaatioilta – sitä pitäisi edellyttää kaikilta organisaation kokoon katsomatta. Esimerkiksi EU:n saavutettavuusdirektiivi ja sitä seuraava kansallinen lainsäädäntö vaativat viranomaisia tekemään digitaaliset palvelut saavutettaviksi. Saavutettavaksi tekeminen edellyttää kieltä, jota on helppo ymmärtää.

Selkeä viestintä edellyttää kieltä, jota on helppo ymmärtää

Googletin sanaparin selkeä viestintä ja sain seuraavia hakutuloksia:

  • Selkeä viestintä mahdollistaa yhteisen ymmärryksen (www.esignals.fi).
  • Yrityksen selkeä viestintä hyödyttää kaikkia, niin henkilöstöä kuin yrityksen asiakkaita. Selkeä viestintä voi toimiakin yrityksen kilpailuetuna (www.vasu.karelia.fi).
  • Onnistunut ja selkeä viestintä kulkee usein käsi kädessä hyvin organisoidun toiminnan kanssa (avoin.jyu.fi).
  • Tavallisissa oloissa asiallinen, selkeä ja ymmärrettävä viestintä säästää aikaa ja rahaa. On silti myös tilanteita, joissa hyvä viestintä on elintärkeää (www.kielikello.fi).
  • Kieli ja selkeä viestintä ovat hyvän hallinnon ja toimivan yhteiskunnan perusta (www.kieliasiantuntijat.fi).
  • Ymmärrettävä ja selkeä viestintä on laatutekijä myös TE-palveluissa (www.toimistot.te-palvelut.fi).

En avannut hakutulosten linkkejä, joten en tarkemmin tiedä, mitä niiden takana on. Joka tapauksessa tuloksista nousee esiin viestin selkeyden tärkeys: selkeä viestintä takaa toiminnan sujumisen.

Viestinnässä tulisi kiinnittää huomioita käytettyyn kieleen. Usein työpaikoilla syntyy oma yhteinen tapa puhua asioista ja käyttää ammattislangia. Se on kieltä, joka ei välttämättä avaudu muille kuin asioista päättävälle sisäpiirille. Toinen ongelma on, että tärkeimmät ja kohderyhmää koskevat asiat hukkuvat kehyskertomusten, taustatiedon ja muun pohdinnan sekaan. Tämä on erityinen haaste silloin, kun kerrotaan aiheutuvista kielteisistä seurauksista.

Lisää ajatuksia selkeän viestinnän merkityksestä voi lukea esimerkiksi Viestinnän eettisen neuvottelukunnan sivustolta.

Miten viestistä voi tehdä selkeämmän?

Jotta viestintä olisi ymmärrettävää, sen suunnitteluun täytyy käyttää aikaa. Organisaatioissa on tärkeää olla yhtenäinen linja ja suunnitelma siitä, miten, mitä, kenelle ja missä viestitään. Jokaisen työntekijän tulisi olla tietoinen siitä, miten omassa organisaatiossa viestitään. Se auttaa työntekijöitä löytämään oikean tiedon sekä viestimään itse.

Onnistunut viestintä perustuu hyvään viestin muotoiluun ja kieleen. Olen käytännössä havainnut, että nämä vanhat hyvät ohjeet tekstien kirjoittamisesta pitävät edelleen paikkaansa:

  • Tietoa ei kannata jakaa yhdellä kertaa liikaa.
  • Tärkeimmät asiat on hyvä kertoa ensin.
  • Otsikointi helpottaa tekstin kokonaisuuden hahmottamista.
  • Helposti luettava teksti on jaettu kappaleisiin. Yhden kappaleen suositeltava pituus on kolmesta kahdeksaan lauseeseen.
  • Ymmärrettävä teksti koostuu selkeistä virkkeistä, jotka eivät ole liian pitkiä ja kertovat yhden asian kerrallaan.
  • Käytettyjen sanojen pitää olla tuttuja. Esimerkiksi vieraskielisiä ilmaisuja kannattaa käyttää vain silloin, kun suomenkielistä vastinetta ei löydy.

Harvoin mikään kirjallinen tai suullinen viesti on sellainen, että kaikki vastaanottajat sisäistävät sen kerralla ja ymmärtävät sisällön samalla tavalla. Sen vuoksi on tärkeää antaa kaikille riittävästi aikaa prosessoida viestiä sekä kysyä tarkentavia kysymyksiä. Viestin lähettäjän on erityisen tärkeä kuunnella näitä kysymyksiä ja sitä keskustelua, jonka viesti aiheutti. Tämän jälkeen epäselvyyttä aiheuttaneisiin seikkoihin pitää vastata ja käydä dialogia kaikkien osapuolten kanssa, sillä onnistunut viestintä perustuu kuunteluun.

Jos blogi herätti kysymyksiä, ota yhteyttä: