Kuukausi: helmikuu 2024

Viestinnän suunnittelija hioo ydinviestit timantiksi

Julkaistu -- Juulia Lahnaoja

Viestinnän suunnittelu tähtää yrityksen ydinviestin kirkastamiseen. Aivan kuten arkkitehti, viestinnän suunnittelija piirtää annettujen ajatusten pohjalta ne tilat ja tapahtumat, jolle viestintää lähdetään rakentamaan. Kun viestinnälle asetetaan heti alussa selkeät, mitattavissa olevat tavoitteet, viestinnän onnistumista on helppo arvioida.

Viestintäjohtaja ottaa päävastuun viestinnän onnistumisesta

Viestinnän suunnittelussa kannattaa käyttää apuna alan ammattilaista, jonka osaamisella yrityksen edustajan kuvailemat toiveet, tavoitteet ja ideat on helppo muokata tekstimuotoon. Yrityksen palkkaama viestintäjohtaja, konsultti tai ulkopuolinen taho vastaa viime kädessä siitä, että ajatukset pysyvät toteutuskelpoisina, ne toimivat ja vievät yrityksen viestiä halutulla tavalla eteenpäin.

Viestinnän johtajalla tai keskushenkilöllä on päävastuu viestinnän onnistumisesta, organisaation sisäisestä tiedottamisesta sekä kriisi- ja mediaviestinnästä. Viestintäosaaminen kiteytyy siihen, että ajatukselle on löydetty oikeat sanat ja sanoille oikeat, kohderyhmää puhuttelevat kanavat. Koska pelikenttä on laaja, viestintään kannattaa valjastaa ainoastaan ne palvelut, joiden pariin myös potentiaaliset asiakkaat hakeutuvat.

Viestinnän onnistumista ei voida mitata, mikäli viestinnälle ei ole asetettu selkeitä, viestintäsuunnitelmaan sisältyviä tavoitteita. Hyvä suunnitelma onkin viestinnän kivijalka ja helposti seurattava ohjenuora. Viestintää ei siis tehdä vain viestinnän vuoksi, vaan sen tarkoituksena on tarjota yritykselle mitattavia ja todeksi osoitettavia etuja. Näitä voivat olla esimerkiksi kontaktoinnin onnistuminen, brändin tunnetuksi tekeminen tai myynnin lisääminen.

Viestinnän suunnittelija sanoittaa yrityksen ajatukset

Kustannussyistä vain isoimmilla toimijoilla on takanaan oma, koko yrityksen viestintään keskittyvät viestintätiimi. Pienten ja keskikokoisten yritysten on edullisinta ja helpointa ulkoistaa viestintään liittyvät toimenpiteet alan ammattilaisille. Tämä ei tietenkään tarkoita, etteikö viestinä enää olisi yrityksen omassa hallinnassa. Ammattilainen piirtää suunnitelmat ja niitä lähdetään toteuttamaan vasta kun yritys hyväksyy tulevat toimenpiteet.

Viestintäosaaminen terävöityy juuri siinä kohtaa, kun yrityksen oma visio, tarina ja viesti puetaan sanoiksi ammattilaisen toimesta. Viestinnän kärki voi vaihdella yrityksen tilanteen ja tarpeen mukaan. Uuden, alkavan yrityksen on kenties nopeasti saatava potentiaalisia asiakkaita toiminnan käynnistämiseen. Kun asiakaskuntaa alkaa hahmottua, omaa brändiä halutaan tehdä tunnetuksi laajemmalle yleisölle. Näiden tarpeiden tunnistamisessa viestinnän ammattilainen osaa olla yrityksen apuna ja tukena.

Viestintäsuunnitelma helpottaa ja selkeyttää työtä

Julkaistu -- Ulla Paukkunen

Viestintäsuunnitelma piirtää yrityksen viestinnälle raamit. Viestintäsuunnitelma tai viestinnän vuosikello voi olla jatkuvassa käytössä oleva työkalu, jonka avulla viestinnän eri osa-alueet on helppo palastella noudattamaan vuosittaisia tapahtumia juhlapyhistä lomakauteen. Vuosikelloa ei tule ahtaa liian tiiviiksi, vaan ajankohtaisille aiheille kannattaa jättää tilaa.

Viestinnän suunnitelmassa määriteltävät asiat:

Äänensävy, jolla vuorovaikutusta käydään. Se voi olla eri viestimissä hieman erilainen. Esimerkiksi tiedotteissa puhe on usein virallisempi kuin sosiaalisen median postauksissa. Äänensävy valitaan potentiaalista asiakaskuntaa puhuttelevaksi: se voi olla rennon lisäksi myös asiapitoinen, hauska, nuorekas tai vaikka murresanoilla höystetty, mikäli tämä sopii konseptiin.

Kohderyhmät, joita viestinnällä puhutellaan. Aika harva myy kaikille kaikkea. Jopa ruokakaupoilla ovat oma kohderyhmänsä. Joskus kohderyhmä on hyvin spesifi ja yrityksellä tarkasti tiedossa, joskus taas määrittely on kinkkisempää. Kivijalkatason ruokakaupan kohderyhmänä voi olla vaikka alueen asukkaat, ruoan verkkokaupalla taas kiireiset, työssäkäyvät perheelliset tai ikäihmiset, joilla liikkuminen on haasteellista.

Kanavat, joissa viestiminen tapahtuu. Omat verkkosivut, paikalliset tai valtakunnalliset mainokset, uutiskirjeet, tiedotteet ja sosiaalisen median kanavat ovat niitä vaihtoehtoja, joissa omaa viestiä voi tuoda julki. Kannattaa pohtia, mihin kaikkiin kanaviin yrityksellä on rahkeita panostaa ja millä volyymilla. Esimerkiksi sosiaalisen median pelikenttä on niin laaja, että kaikkialla ei voi olla läsnä yhtä suurella sydämellä. Parempi on valita omaan asiakaspintaa parhaiten puhuttelevat kanavat ja keskittyä niihin.

Aika, minkä yritys haluaa viestinnälle uhrata. Verkkosivutekstit, uutiskirjeet, päivitykset tai blogit eivät kirjoittaudu itsestään. Jos henkilökunnan aikaa käyttää viestinnän ylläpitämiseen, se on muusta, ehkä liiketoiminnan kannalta akuutimmasta, työstä pois. Viestintään kannattaa suhtautua kuin kirjanpitoon tai siivoustyöhön: ainahan sen voi itse tehdä, mutta onko se liiketoiminnan kannalta järkevää? Yritys voi myös päättää olla viestimättä lainkaan, mutta elinkeinoa ajatellen se ei ole kovin viisas ratkaisu.

Tavoitteet, jotka viestinnällä pyritään saavuttamaan. Onko viestinnän tarkoituksena tukea aktiivisesti myyntiä ja markkinointia vai lisätä brändin tunnettavuutta? Viestinnän tavoitteiden ei tarvitse olla joko tai, mutta niiden määritteleminen on tärkeää, jotta toimenpiteitä osataan kohdentaa oikein.

Viestinnän yhteistyökumppania sinua palvelee Seoptimi. Ulkoista palvelusi kokonaan tai osittain – tai tilaa meiltä koulutus oman viestintästrategian hiomiseen.

Millaista on olla harjoittelijana Seoptimilla?

Julkaistu -- Vierailija

Seoptimilla harjoittelusta mieleen on jäänyt uskomattoman hyvä työilmapiiri, luottamus, oppiminen ja kokemukset. Olen Oona Huhtala ja olen harjoittelussa Seoptimilla. Opiskelen OSAO:lla liiketoiminnan perustutkintoa ja valmistun harjoittelusta merkonomiksi. Suoritan myynnin, tapahtumatuotannon, markkinoinnin ja viestinnän sekä tuloksellisen toiminnan tutkinnon osia. Alalla minua kiinnostaa erityisesti yrittäjyys, liiketoiminnan kehittäminen, markkinointi, viestintä sekä tapahtumatyöskentely. Vahvuuksiani ovat sosiaaliset taitoni, ihmisläheisyys, luovuus, aito kiinnostus asioista ja ihmisistä sekä positiivinen ja hyvä asenne. Tärkeitä asioita minulle on läheiset ja ystävät. 

Aiemmat työkokemukseni ovat olleet aivan erilaisia ja sisällöntuotanto oli minulle uutta. Olen aina ollut kiinnostunut kirjoittamisesta ja pitänyt sitä vahvuutenani. Kun sain mahdollisuuden päästä harjoitteluun Seoptimille ja ryhtyä kirjoittamaan yrityssisältöjä ja sitä kautta oppia kirjoittamista aivan uudesta näkökulmasta markkinoinnin kannalta, olin heti kiinnostunut. 

Sisällöntuottamista yrityksille

Sisällöntuotannolla on tärkeä merkitys yrityksen markkinoinnissa. Laadukas sisältö tukee asiakkaan näkyvyyttä, kasvua ja myyntiä. Selkeästi ja asiantuntevasti tuotetut verkkosivut herättävät asiakkaan mielenkiintoa yrityksestä. Seuraamalla muiden tekemää työtä olen huomannut, kuinka sujuvaa ja asiantuntevaa sisällöntuotanto on, kun sen osaa. Sisällöntuotantoon, viestintään ja markkinointiin sisältyy monia asioita, jotka pitää osata ottaa huomioon. Yrityssisältöjä tehdessäni ja yritystoiminnasta oppien, olen huomannut, kuinka järkevää on ulkoistaa yrityksen tarpeita alan ammattilaisille. 

“Oona on nopea oppimaan, oma-aloitteinen sekä monipuolinen osaaja. Sisällöntuottaminen erilaisille yrityksille on sujunut hyvin.” – Mari Karhumaa

Kun teksti julkaistaan verkkosivuille, se kannattaa myös optimoida hakukoneille. SEO-kirjoittamisessa hakutermit etsitään jokaiseen tekstiin erikseen ja teksti rakennetaan niiden ympärille. Hakutermien huomioon ottaminen on opettanut uudenlaisen näkökulman kirjoittamiseen, sillä hakukoneoptimoitu kirjoittaminen oli minulle täysin uutta ennen kuin aloitin Seoptimilla. Olen päässyt tekemään hyvin erilaisille yrityksille sisältöä, jonka avulla olen konkreettisesti oppinut, miten sisällöntuotanto rakentuu ja mitä asioita tulee ottaa huomioon.

Osana Seoptimin tiimiä

Olen ollut tiiviisti osana tiimiä ja osallistunut yhteisiin palavereihin, joiden kautta olen oppinut asioita sisällöntuotannosta, myynnistä ja yritystoiminnasta. Sisällöntuotannossa olen päässyt tekemään kattavasti verkkosivujen sisältöä, tapahtumasuunnittelua sekä sosiaalisen median sisältöä Seoptimille ja asiakkaille.

Minut huomioidaan ja saan rakentavaa palautetta työskentelystäni, joka antaa varmuutta tekemiseen ja opettaa. Palautteen myötä tekemiseni huomataan ja työtäni arvostetaan aidosti. Olen saanut kuulla, mikä merkitys omalla työpanoksellani on ja se motivoi oppimaan entistä enemmän. Olen viihtynyt Seoptimilla ollessani ja saanut uudenlaista kiinnostusta markkinoinnista ja viestinnästä. Tulevaisuudessa haluan jatkaa opiskelua ja kehittyä oman alani töissä.

Strateginen viestintä ei ole rakettitiedettä

Julkaistu -- Ulla Paukkunen

Strateginen viestintä edellyttää jatkuvaa analysointia, suunnittelua, toteutusta ja arviointia. Sen avulla yritykset varmistavat, että niiden viestintä on tarkoituksenmukaista ja että se tukee laajempia tavoitteita sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Strateginen viestintä auttaa myös ennakoimaan ja hallitsemaan mahdollisia kriisejä ja hyödyntämään mahdollisuuksia, jotka voivat vaikuttaa yrityksen maineeseen ja onnistumiseen.

Viestintä on strategista, kun se on suunniteltua. Suunnitelmassa on huomioitava yrityksen sisäinen viestintä, sillä tehokas sisäinen viestintä lisää työntekijöiden sitoutumista ja motivaatiota, kun he ymmärtävät, miten heidän työnsä edistää yrityksen tavoitteita. Samoin on huomioitava yrityksen ulkoinen viestintä ja se, miten viestintä auttaa muodostamaan vahvan brändikuvan ja lisäämään luottamusta sekä asiakkaiden että muiden sidosryhmien keskuudessa.

Onnistuminen edellyttää yhteistyötä

Yritysviestinnän tärkein tehtävä on tukea yrityksen strategiaa. Tämä puolestaan edellyttää huolellista suunnittelua ja viestinnän integrointia koko yritykselle asetettuihin tavoitteisiin. Viestintä ei saa olla mikään eristetty tai eristäytynyt osa-alue, jota viestinnän tiimi vie eteenpäin yksin erillisenä yksikkönä.

Yrityksen viestinnästä vastaavien henkilöiden on ymmärrettävä syvällisesti yrityksen missio, visio, strategiset tavoitteet ja keskeiset arvot. Vain tämä mahdollistaa viestinnän suuntaamisen niin, että se tukee yrityksen pitkän aikavälin päämääriä.

On siis tärkeää, että yrityksen strategia ei jää johtohenkilöiden väliseksi keskusteluksi ja pdf-tiedostoksi. Yritysjohdon pitää omalta osaltaan varmistaa, että koko henkilöstö sitoutetaan strategiaan, ja samalla viestintätiimin velvollisuus on ottaa itsekin selvää siitä.

Suunniteltu viestintä tukee yrityksen strategiaa

Viestintä tukee parhaiten yrityksen strategiaa silloin, kun sille laaditaan selkeät ja mitattavat tavoitteet. Tavoitteiden pitää olla suoraan yhteydessä yleisiin strategisiin tavoitteisiin. Tavoitteiden perusteella on helpompi tehdä myös viestintästrategia, konkreettinen suunnitelma ja määritellä tarvittavat toimenpiteet.

Viestinnän suunnitteluun liittyy oleellisesti se, että ymmärretään, kenelle viestitään. Ketkä ovat yrityksen tärkeimmät sidosryhmät ja kohderyhmät? Miten heidän tarpeensa ja odotuksensa linkittyvät yrityksen strategiaan? Näiden kysymysten ymmärtäminen ja niihin vastaaminen mahdollistavat viestien ja kanavien räätälöinnin kunkin ryhmän mukaan.

Yhtenäinen viestintästrategia sisältää ydinviestit, viestintäkanavat, aikataulun ja vastuut. Viestintästrategialla varmistetaan, että viestintä on johdonmukaista ja yrityksen brändin mukaista kaikissa kanavissa. Viestintä tulee nähdä osana kaikkia yrityksen toimintoja ja prosesseja. Tämä tarkoittaa tiivistä yhteistyötä eri osastojen, kuten markkinoinnin, myynnin ja tuotekehityksen kanssa.

Koska olosuhteet ja markkinatilanteet muuttuvat jatkuvasti, myös viestinnässä täytyy ottaa huomioon joustavuus ja mukautuminen. Viestintästrategia vaatii jatkuvaa uudistamista ja päivitystä.

Mietitkö, mitä yritysviestintä on?

Julkaistu -- Ulla Paukkunen

Yritysviestintä ratkaisee organisaation menestymisen. Se on keskeinen osa yrityksen toimintaa, koska sillä tuetaan sekä yrityksen sisäisiä että ulkoisia tavoitteita. Suunnitellun viestinnän avulla yritys voi navigoida itselleen reitin esimerkiksi muutosten läpiviemiseen tai kriisitilanteen ratkaisuun. Tähän tiivistyy keskeinen ajatus siitä, mitä yritysviestintä on.

Yritysviestintä viittaa tapoihin, joilla yritys välittää tietoa ja viestii sekä sisäisesti että ulkoisesti eri sidosryhmien kanssa. Se kattaa laajan kirjon erilaisia viestintämuotoja ja -kanavia, ja sen tavoitteena on tukea yrityksen strategisia tavoitteita ja edistää sen liiketoimintaa.

Yritysviestinnän osa-alueet voidaan jakaa sisäiseen ja ulkoiseen viestintään

Yritysviestinnän osa-alueet voidaan jaotella usealla eri tavalla ja katsoa eri näkökulmista. Hyvin tyypillistä on kuitenkin puhua yrityksen sisäisestä viestinnästä ja ulkoisesta viestinnästä. Sisäisen viestinnän tarkoituksena on varmistaa, että kaikki työntekijät ymmärtävät yrityksen tavoitteet, arvot ja menettelytavat. Ulkoisen viestinnän tavoitteena on rakentaa ja ylläpitää yrityksen mainetta ja suhteita eri sidosryhmiin.

Työyhteisöviestintä on sisäistä viestintää. Se on kriittinen tekijä organisaation tehokkuuden ja tuottavuuden kannalta. Suunnitelmallinen työyhteisöviestintä lisää myös työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutumista, kun he tuntevat olevansa osa yrityksen prosesseja ja päätöksentekoa.

Yritysviestinnässä voidaan puhua erikseen vastuullisuusviestinnästä, jossa suunnitelmallisesti viestitään yrityksen toiminnan ympäristöllisistä, sosiaalisista ja taloudellisista vaikutuksista sekä tavoitteista. Vastuullisuusviestintä perustuu läpinäkyvään, avoimeen ja rehelliseen tiedon jakamiseen.

Erityistä muutosviestintää tarvitaan esimerkiksi organisaatiomuutosten, kuten yrityskauppojen, uudelleenjärjestelyjen tai strategiamuutosten, yhteydessä. Viestintä on avainasemassa muutoksen onnistumiselle. Se auttaa hallitsemaan työntekijöiden odotuksia ja vastarintaa, selventämään muutoksen syitä ja tavoitteita sekä varmistamaan sujuvan siirtymän uuteen tilanteeseen.

Markkinointiviestintä on yleisimmin tunnettu viestinnän osa-alue. Se on strateginen prosessi, jossa yritykset käyttävät eri viestintäkanavia ja -välineitä tuotteidensa, palveluidensa ja brändinsä edistämiseen ja myynnin lisäämiseen kohdennetulle yleisölle. Kannattaa samalla muistaa, että se, miten yritys viestii esimerkiksi muutos- tai kriisitilanteissa vaikuttaa yrityksen maineeseen ja on samalla osa markkinoivaa viestintää ja maineenhallintaa.

Yritysviestintä on paljon muutakin kuin tiedon välittämistä

Yritysviestinnän strategiat ja käytännöt voivat vaihdella suuresti yrityksen koosta, toimialasta ja kulttuurista riippuen. Tehokas yritysviestintä edellyttää selkeää viestintäsuunnitelmaa, joka vastaa yrityksen tavoitteita, sekä jatkuvaa arviointia ja sopeutumista muuttuvaan liiketoimintaympäristöön.

Yritysviestintä on paljon enemmän kuin vain tiedon välittämistä. Se on strateginen työkalu, joka auttaa muokkaamaan yrityksen kulttuuria, ohjaamaan sen suuntaa, hallitsemaan suhteita sekä edistämään kasvua ja menestystä. Jos haluat keskustella enemmän siitä, mitä yritysviestintä on, ota meihin yhteyttä.