Kategoria: Viestintä

Viestin voima perustuu ymmärrettävyyteen

Julkaistu -- Ulla Paukkunen

Joudutko päivittäin tilanteeseen, jossa täsmennät omia sanomisiasi? ”En itseasiassa tarkoittanut aivan tuota” tai ”oikeastaan tarkoitin aivan päinvastaista”. Täsmentäminen on osa normaalia keskustelua ja vuorovaikutusta. Se kuitenkin osoittaa, miten vaikeaa meidän on saada oma sanoma perille juuri sellaisena kuin haluamme.

Elämän sujuminen perustuu viestintään ja vuorovaikutukseen. Se on ihmisten välistä dialogia. Myös isoissa organisaatioissa ja yrityksissä viestien lähettäjinä ja vastaanottajina ovat ihmiset. Sitä ei saisi koskaan unohtaa. Olipa kyse sitten kriisistä, ympäristöasioista, taloudellisista tekijöistä tai organisaation muutoksista, niihin liittyvä viestintä perustuu ihmisten väliseen kommunikaatioon ja viestin ymmärrettävyyteen.

Selkeän viestin välittäminen on kaikkien etu. Se palvelee niin yritystä kuin sen asiakkaita ja muita sidosryhmiä. Selkeää viestintää myös edellytetään muun muassa julkiselta sektorilta ja joiltakin yksityisen sektorin organisaatioilta – sitä pitäisi edellyttää kaikilta organisaation kokoon katsomatta. Esimerkiksi EU:n saavutettavuusdirektiivi ja sitä seuraava kansallinen lainsäädäntö vaativat viranomaisia tekemään digitaaliset palvelut saavutettaviksi. Saavutettavaksi tekeminen edellyttää kieltä, jota on helppo ymmärtää.

Selkeä viestintä edellyttää kieltä, jota on helppo ymmärtää

Googletin sanaparin selkeä viestintä ja sain seuraavia hakutuloksia:

  • Selkeä viestintä mahdollistaa yhteisen ymmärryksen (www.esignals.fi).
  • Yrityksen selkeä viestintä hyödyttää kaikkia, niin henkilöstöä kuin yrityksen asiakkaita. Selkeä viestintä voi toimiakin yrityksen kilpailuetuna (www.vasu.karelia.fi).
  • Onnistunut ja selkeä viestintä kulkee usein käsi kädessä hyvin organisoidun toiminnan kanssa (avoin.jyu.fi).
  • Tavallisissa oloissa asiallinen, selkeä ja ymmärrettävä viestintä säästää aikaa ja rahaa. On silti myös tilanteita, joissa hyvä viestintä on elintärkeää (www.kielikello.fi).
  • Kieli ja selkeä viestintä ovat hyvän hallinnon ja toimivan yhteiskunnan perusta (www.kieliasiantuntijat.fi).
  • Ymmärrettävä ja selkeä viestintä on laatutekijä myös TE-palveluissa (www.toimistot.te-palvelut.fi).

En avannut hakutulosten linkkejä, joten en tarkemmin tiedä, mitä niiden takana on. Joka tapauksessa tuloksista nousee esiin viestin selkeyden tärkeys: selkeä viestintä takaa toiminnan sujumisen.

Viestinnässä tulisi kiinnittää huomioita käytettyyn kieleen. Usein työpaikoilla syntyy oma yhteinen tapa puhua asioista ja käyttää ammattislangia. Se on kieltä, joka ei välttämättä avaudu muille kuin asioista päättävälle sisäpiirille. Toinen ongelma on, että tärkeimmät ja kohderyhmää koskevat asiat hukkuvat kehyskertomusten, taustatiedon ja muun pohdinnan sekaan. Tämä on erityinen haaste silloin, kun kerrotaan aiheutuvista kielteisistä seurauksista.

Lisää ajatuksia selkeän viestinnän merkityksestä voi lukea esimerkiksi Viestinnän eettisen neuvottelukunnan sivustolta.

Miten viestistä voi tehdä selkeämmän?

Jotta viestintä olisi ymmärrettävää, sen suunnitteluun täytyy käyttää aikaa. Organisaatioissa on tärkeää olla yhtenäinen linja ja suunnitelma siitä, miten, mitä, kenelle ja missä viestitään. Jokaisen työntekijän tulisi olla tietoinen siitä, miten omassa organisaatiossa viestitään. Se auttaa työntekijöitä löytämään oikean tiedon sekä viestimään itse.

Onnistunut viestintä perustuu hyvään viestin muotoiluun ja kieleen. Olen käytännössä havainnut, että nämä vanhat hyvät ohjeet tekstien kirjoittamisesta pitävät edelleen paikkaansa:

  • Tietoa ei kannata jakaa yhdellä kertaa liikaa.
  • Tärkeimmät asiat on hyvä kertoa ensin.
  • Otsikointi helpottaa tekstin kokonaisuuden hahmottamista.
  • Helposti luettava teksti on jaettu kappaleisiin. Yhden kappaleen suositeltava pituus on kolmesta kahdeksaan lauseeseen.
  • Ymmärrettävä teksti koostuu selkeistä virkkeistä, jotka eivät ole liian pitkiä ja kertovat yhden asian kerrallaan.
  • Käytettyjen sanojen pitää olla tuttuja. Esimerkiksi vieraskielisiä ilmaisuja kannattaa käyttää vain silloin, kun suomenkielistä vastinetta ei löydy.

Harvoin mikään kirjallinen tai suullinen viesti on sellainen, että kaikki vastaanottajat sisäistävät sen kerralla ja ymmärtävät sisällön samalla tavalla. Sen vuoksi on tärkeää antaa kaikille riittävästi aikaa prosessoida viestiä sekä kysyä tarkentavia kysymyksiä. Viestin lähettäjän on erityisen tärkeä kuunnella näitä kysymyksiä ja sitä keskustelua, jonka viesti aiheutti. Tämän jälkeen epäselvyyttä aiheuttaneisiin seikkoihin pitää vastata ja käydä dialogia kaikkien osapuolten kanssa, sillä onnistunut viestintä perustuu kuunteluun.

Jos blogi herätti kysymyksiä, ota yhteyttä:

Sanahelinää vai merkityksellisiä tekoja? Suunnitelmallinen vastuullisuusviestintä vahvistaa yrityksen brändiä

Julkaistu -- Ulla Paukkunen

Mitä vastuullisuusviestintä on? Toisille vastuullisuusviestintä voi olla yksittäisten ekotekojen mainostamista. Se on ehkä mainoskampanja, jossa kerrotaan, miten jokin tuote on valmistettu puhtaista luonnon raaka-aineista tai miten jonkin tuotteen käyttö säästää ympäristöä. On se tätäkin, mutta vastuullisuusviestintä on lupaus arjen tärkeistä teoista.

Vastuullisuusviestintä tarkoittaa yritysten ja organisaatioiden tapaa viestiä siitä, miten ne ottavat huomioon taloudellisen, sosiaalisen ja ympäristöllisen vaikutuksensa omassa liiketoiminnassaan. Tämä viestintä kohdistuu sidosryhmiin, joita ovat asiakkaat, työntekijät, sijoittajat, yhteistyökumppanit, viranomaiset ja yhteiskunta yleisesti.

Yritys ei yksin päätä, mitkä ovat sen vastuut ja miten sen tulisi toimia. Vastuut määritellään sidosryhmiä kuunnellen, ja määrittelyssä huomioidaan ympäröivän yhteiskunnan tilanne.

Miksi vastuullisuusviestintä kannattaa huomioida yrityksen strategiassa?

Vastuullinen toiminta ja siitä kertominen ei saisi olla vain vaatimus ja pakko, vaan lähtökohtana pitäisi olla yrityksen sisäinen halu toimia eettisesti ja kestävästi. Toivottavasti useat yritykset haluavatkin! Samalla vastuulliset toimijat toki saavuttavat merkittäviä etuja toimintaympäristössään.

Jotta yritys voi toimia ja viestiä vastuullisesti, sen jokaisen jäsenen pitää tietää, mitkä ovat yrityksen vastuualueet ja mitä yritykseltä odotetaan. Yritysjohdon vastuulla on, että vastuualueet ja arvot määritellään aluksi strategiatasolla. Johtajien ja esihenkilöiden täytyy myös huolehtia, että strategiaan kirjatut tavoitteet ja niistä johdetut toimenpiteet toteutuvat.

Muutamia näkökohtia siihen, miksi vastuullisuusviestintä on kannattavaa:

  • Yhä useammat kuluttajat ja sijoittajat suosivat yrityksiä, jotka ovat sitoutuneita toimimaan vastuullisesti.
  • Selkeä viestintä ja vastuullisuustoimista kertominen rakentavat luottamusta sidosryhmien keskuudessa.
  • Monet maat ja alueet, kuten Suomi ja EU, ovat tiukentaneet ympäristöön, työoloihin ja eettisiin kysymyksiin liittyvää lainsäädäntöä ja sääntelyä.
  • Vastuullisuuden laiminlyönti voi aiheuttaa maineen menetystä ja lisätä liiketoimintaan liittyviä riskejä.
  • Vastuullisuusviestinnän avulla yritykset voivat vaikuttaa positiivisten muutosten edistämiseen yhteiskunnassa.
  • Selkeä viestintä yrityksen vastuullisuustavoitteista ja -toimista voi lisätä työntekijöiden sitoutumista yritykseen ja kasvattaa ylpeyttä omasta työpaikastaan.

Vastuullisuusviestintä edellyttää vastuullista viestintää

Yrityksen vastuullisista teoista viestiminen on tällä hetkellä sekä tärkeää että trendikästä. Trendikkyyteen liittyy vaara. Nimittäin on houkuttelevaa markkinoida omaa tuotetta ja lisätä myyntiä kertomalla liioitellusti tai jopa harhaanjohtavasti yrityksen vastuullisista teoista. Tähän on kuitenkin hyvin helppo sortua. Siitä tuorein esimerkki on Froneri Finland oy:n ympäristöväittämiä sisältänyt harhaanjohtava markkinointi, johon kuluttaja-asiamies puuttui ja josta Iltalehti uutisoi.

Harhaanjohtava mainonta aiheuttaa harmia yrityksen maineelle. Samalla se lisää entisestään kuluttajien epäluuloa yritysten vastuullisuusviestintää kohtaan. Joidenkin tutkimusten mukaan iso osa kuluttajista lähtökohtaisesti suhtautuu epäluuloisesti yritysten vastuullisuusmarkkinointiin.

Vastuullisuusviestintä voi kattaa monenlaisia aiheita ja toimenpiteitä, kuten ympäristöystävällisten käytäntöjen edistäminen, ihmisoikeuksien kunnioittaminen, työntekijöiden hyvinvoinnin tukeminen ja läpinäkyvä taloudellinen raportointi. Näistä asioista voi viestiä eri kanavissa, kuten verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa, tiedotusvälineissä, vuosikertomuksissa ja markkinointimateriaaleissa.

Näkökohtia, jotka kannattaa huomioida vastuullisuusviestintää suunniteltaessa:

  1. Vastuullinen vastuullisuusviestintä perustuu avoimuuteen ja rehellisyyteen. Yrityksen tulisi olla avoin siitä, miten se toimii ja miten se pyrkii parantamaan vaikutuksiaan. Saavutuksia ei kannata liioitella eikä ongelmia peitellä.
  2. Aluksi kannattaa laatia yrityksen strategiaan perustuva suunnitelma tehtävistä toimenpiteistä.
  3. Suunnitelmallinen sisällöntuotanto on avainasemassa vastuullisuusviestinnässä. Esimerkiksi blogit, uutiskirjeet, asiakaskokemukset, tiedotteet ja verkkosivuston tekstit täytyy laatia niin, että ne tukevat yrityksen vastuullisuutta.
  4. Viestin täytyy olla selkeä ja ymmärrettävä. Teksteissä tulee välttää monimutkaista kieltä ja termejä, joita kuluttajien on vaikea ymmärtää.
  5. Viestinnässä kannattaa käyttää myös visuaalisia elementtejä, kuten kuvia ja videoita, osoittamaan yrityksen käytännön toimia vastuullisuuden edistämiseksi. Visuaaliset elementit konkretisoivat abstrakteja käsitteitä.
  6. Yrityksen vastuuhenkilöiden tulee olla valmiita kuuntelemaan asiakkaiden, sidosryhmien ja yhteiskunnan odotuksia ja huolenaiheita. Vuorovaikutus auttaa ymmärtämään, mitä asioita pidetään tärkeinä ja miten yritys voi vastata niihin.
  7. Vastuullisuus ei ole pelkästään ulkoista viestintää, vaan se alkaa oikeastaan yrityksen sisältä. Ensiarvoisen tärkeää on, että henkilöstö ymmärtää ja sitoutuu yrityksen vastuullisuustavoitteisiin.
  8. Vastuullisuustoimien vaikutuksia kannattaa seurata. Tämä auttaa yritystä näkemään, miten se edistyy tavoitteiden saavuttamisessa. Tuloksien avoin raportointi herättää luottamusta.
  9. Vastuullisuus on jatkuva prosessi. Sitoutuminen ja pitkäjänteinen työ ovat olennaisia vastuullisen viestinnän onnistumiselle.

Kuvaa vastuullisesta yrityksestä rakennetaan sekä yrityksen sisä- että ulkopuolella

Vastuullisuusviestintä ei ole pelkästään tiedotteita, uutiskirjeitä tai mainoskampanjoita, vaan lähtökohta on se, että jokainen viestintä- ja vuorovaikutustilanne voi kertoa jotain yrityksen vastuullisuudesta. Vastuullisuudesta puhutaan ja sitä rakennetaan eri tilanteissa sekä yrityksen sisä- että ulkopuolella: Asiakkaat ja muut sidosryhmät käyvät omia keskustelujaan. Yrityksen omat työntekijät keskustelevat asioista sekä työaikana että työajan ulkopuolella.

Vastuullisuusviestinnän avulla yritykset voivat rakentaa ja vahvistaa mainettaan vastuullisina toimijoina, houkutella sidosryhmiä, erottua kilpailijoistaan ja osoittaa sitoutumistaan kestävään toimintaan. On kuitenkin tärkeää, että vastuullisuusviestintä on rehellistä, sillä kuluttajat ja sidosryhmät ovat yhä tietoisempia vastuullisuudesta ja odottavat yrityksiltä konkreettisia tekoja ja tuloksia.

Jos blogi herätti kysymyksiä, voit lähettää viestin osoitteeseen .

Autamme mielellämme yrityksesi vastuullisuusviestinnän ja muiden organisaatioviestinnän osa-alueilla: OTA YHTEYTTÄ!

Blogin lähteenä on käytetty muun muassa kirjaa Vastuullinen viestintä (2021), toim. Eräranta ja Penttilä, ProCom  – Viestinnän ammattilaiset ry.

Yrityksen sisäinen viestintä – rakenna toimiva viestintäkulttuuri

Julkaistu -- Mari Karhumaa

Sisäinen viestintä on jokapäiväistä yhteyttä ja kommunikointia. Yrityksen sisällä viestitään koko ajan paljon. Mitä enemmän väkeä on, sitä isompi on sisäisten viestien määrä. Ja usein määrä korreloi väärinkäsitysten ja hukkuneiden viestien kanssa. Onneksi näin ei ole pakko olla. Yrityksen sisäistä viestintää voi kehittää. Ja kannattaa kehittää. Viestintä luo parhaimmillaan hyvää yhteishenkeä ja lisää sitä kautta työn mielekkyyttä, motivaatiota ja tehokkuutta. Onnistunut viestintä tulee yrityksen visiota, strategiaa ja arvoja.

Sisäinen viestintä työpaikalla on jokaisen asia

Työyhteisössä kaikki työn tekemiseen ja työyhteisöön liittyvä viestintä on yrityksen sisäistä viestintää. Viestintä voi olla ajatusten vaihtoa tai tiedon jakamista sekä muuta vuorovaikutusta. Sisäinen viestintä voi olla sekä epävirallista että virallista. Kaiken sisäisen viestinnän keskeisimpiä tehtäviä ovat kuitenkin tiedonkulku, vuorovaikutus ja sitouttaminen.

Olipa kyseessä sitten epävirallisempi vuorovaikutus tai virallisempi tiedon jakaminen tai muu viestintä, on tärkeää, että viestintä tukee yrityksen arvoja, strategisia tavoitteita sekä suurempaa visiota. Siksi onkin tärkeää, että yrityksen ja organisaation sisällä ollaan tietoisia näistä. Kun arvot, strategia, visio ja viestintä tukevat toisiaan, syntyy positiivinen kehä, jossa yhteisölle tärkeät asiat vahvistuvat ja syventyvät kaikessa vuorovaikutuksessa.

Jotta viestintä säilyy koko yrityksen toimintaa ja hyvinvointia tukevana, kannattaa viestintää suunnitella ja luoda sille reunaehtoja. Tällöin jokainen saa oikeat työkalut sille, mistä, miten, missä ja kuinka tiuhaan viestitään esimerkiksi yleistä asioista tai miten tietoa jaetaan. Lisäksi suunnitelma luo puitteet rennommalle epäviralliselle viestinnälle.

Työyhteisössä ja asiakastyössä jokainen päivä on erilainen. Projektit ja asiakkaat vaihtuvat, mikä luo työlle huippu hetket mutta samalla myös haasteet. Viestintä vaatii tiettyä keskittymistä ja suunnitelmallisuutta, mutta samalla se mahdollistaa yrityksen sisäisen kehittymisen ja sitä kautta kehittymisen markkinoilla.

Hyvä viesti on ajankohtainen, avoin, kiinnostava ja kohdennettu

Työyhteisössä viestintää on runsaasti ja viestit ovat hyvin eri tasoisia. Varsinkin epävirallisessa viestinnässä näin saakin olla, sillä jokaisen viestin ei tarvitse jäädä mieleen. Kuitenkin virallisen viestinnän, tiedottamisen ja asioista sopimisen yhteydessä on tärkeää, että viesti on ajankohtainen ja avoin. Ajankohtaisuus ja riittävä avoimuus varmistavat sen, että viesti herättää kiinnostuksen.

Lisäksi on tärkeää, että viesti saavuttaa oikeat ihmiset. Erilaisten kanavien käytöstä onkin keskeistä sopia yhteisesti, että jokainen ymmärtää, miten viestit kohdennetaan oikein. Sähköisiä sisäisen viestinnän kanavia ovat muun muassa intranet, verkkosivusto, sähköposti, puhelin ja somekanavat.

Onnistuneen viestinnän kautta yrityksen henkilöstölle selkeytetään ja vahvistetaan yrityksen visioa, strategiaa sekä arvoja ja sitä, mitä ne todella tarkoittavat yrityksen arjessa ja tekemisessä. Lisäksi onnistuneessa viestinnässä kerrotaan yrityksen toiminnan tavoitteista, tuloksista, tulevaisuuden suunnitelmista sekä muutoksista.

Avoin, monipuolinen, kohdennettu ja suunniteltu viestintä on avain sisäiseen ilmapiiriin. Sisäinen ilmapiiri on myös lopulta se, mikä näkyy ulospäin.

Viestintä ei ole vain yhdensuuntaista vaan siihen voivat osallistua kaikki. Parasta viestintä on silloin, kun siihen voivat vaikuttaa kukin työyhteisön jäsenistä. Avoin viestintäkulttuuri mahdollistaa esteettömän tiedonkulun kaikkiin suuntiin. Avoimuus tarkoittaa myös rehellistä asioiden, syiden ja seurausten avaamista yhteisön keskellä.

Viestintäsuunnitelma tehostaa työtä ja helpottaa jokaisen työpäivää

Avoin, monipuolinen, kohdennettu ja suunniteltu viestintä on avain sisäiseen ilmapiiriin. Sisäinen ilmapiiri on myös lopulta se, joka näkyy ulospäinkin. Onnistuneen sisäisen viestinnän avulla on mahdollista edistää työmotivaatiota, tehostaa yhteistyötä sekä varmistaa tuloksellisuutta.

Toimivalla sisäisellä viestinnällä voidaan siis vaikuttaa yrityksen tulokseen. Keinoja tuloksellisuuden parantamiseen on muun muassa viestimisen avulla selkeytetty suunta, jonne halutaan mennä. Se sitouttaa työntekijöitä paremmin kuin epämääräinen tuloksen tekeminen. Lisäksi hyvä sisäinen viestintä on palautteen antamista tavoitteiden valossa.

Sisäinen viestintä siis motivoi laadukkaaseen ja tehokkaaseen tekemiseen, mutta lisäksi se toimii kokonaisen yrityskulttuurin luojana, identiteetin rakentajana sekä ulospäin näkyvän imagon ja brändin kärkenä. Sisäinen viestintä heijastuu myös ulkopuolella oleviin sidosryhmiin ja asiakkaisiin.

Sisäisen viestinnän suunnitteluun kannattaa siis käyttää aikaa. Käytetty aika maksaa itsensä takaisin, kun suunnitelman avulla vältetään tiedonkulun haasteet sekä varmistetaan, että kaikki ovat ajan tasalla yrityksen viestintästrategiasta ja omasta osuudestaan sen rakentamisessa. Kun yrityksen sisäinen viestintä on suunnitelmallista ja toimivaa, voivat kaikki paremmin!

Tarvitsetko apua viestinnän kanssa. Ota yhteyttä!

Yrityksen viestintä rakentaa luottamusta

Julkaistu -- Mari Karhumaa

Millainen merkitys yrityksen ulkoisella viestimisellä on asiakkaiden luottamuksen herättämiseen ja ostopäätöksen tekemiseen? Entä siihen, että asiakkaat ylipäätään kiinnostuvat yrityksen tuotteista tai palveluista? Ulkoinen viestintä lähtee rakentumaan erilaisten osa-alueiden pohjalta ja muodostuu aina jonkinlaiseksi, joko suunnittelun tai suunnittelemattomuuden seurauksena. Yritys viestii joka tapauksessa aina ulkopuolelle. Tahtoipa tai ei.

Yrityksen viestintä herättämässä tarpeen

Yrityksen palvelut tai tuotteet eivät suinkaan aina ole sellaisia, että asiakkaat jonottavat ovella tai rynnistävät verkossa ostamaan niitä, vaan useammin yrityksen tehtäväksi jää ensin vakuuttaa asiakkaansa. Ja usein vielä sitä ennen täytyy herättää asiakkaiden tarve yrityksen palveluille ja tuotteille. Tarpeen herättäminen, oman tunnettuuden lisääminen ja luottamuksen rakentaminen ovat keskeinen osa yrityksen viestintästrategian ja viestinnän ydintä. Kaikki lähtee siitä, että huikeille tuotteille ja palveluille on kysyntää ja tarjonta vastaa kysyntään.

viestintä
Hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty. Ainakin melkein.

Tarpeen herättäminen ja oman palvelun sanallistaminen ovatkin yksi keskeisimpiä markkinoimisen ja myymisen osa-alueita. Ja samalla ne voivat olla vaikein osa koko prosessia. Kuinka saada ihmiset tarvitsemaan lihashuoltovasaraa tai entistäkin kestävämpää neulepuseroa? Kuinka erottua muista, jotka tarjoavat jo jotakin samaa tai jotka tarjoavat jotakin kilpailevaa tilalle? Mistä syntyy brändin ja ratkaisuiden luotettavuus ja kuinka se rakennetaan?

Asiakaslupaus pohjautuu strategiaan

Yrityksinä ja palvelun tarjoajina viestimme aina jotakin. Jokainen verkkosivusto tai verkkokauppa viestii ilmeellään ja sisällöllään vahvojakin viestejä, jotka eivät kaikki aina ole harkittuja tai tarkoituksen mukaisia. Ensimmäinen kosketus verkkosivustoon tai verkkokauppaan antaa aina asiakkaalle jonkin lupauksen siitä, mitä tuleman pitää. Mutta mitä oma verkkosivustosi lupaa? Onko se linjassa sen kanssa, mitä haluat asiakkaillesi luvata ja minkä lupauksen takana pystytte yrityksenä seisomaan?

Verkkosivuston ja verkkokaupan viestejä, lupausta ja vakuuttavuutta kannattaa miettiä huolella jo aivan alkuun, kun aletaan suunnitella joko uusia sivuja tai päivitetään jo olemassa olevia sivuja. Kun lähdetään liikkeelle ytimestä, sieltä missä sijaitsevat kaikki perimmäiset kysymykset yrityksen olemassa olosta, visiosta, tavoitteista ja intohimosta, päästään rakentamaan strategiaa kestävälle perustalle. Strategian kautta puolestaan alkavat hahmottua yrityksen ääni, voice of tone, jonka asiakkaat sitten kuulevat tai havaitsevat muutoin.

Näiden palasten ollessa tasapainossa alkaa yrityksen niin sisäinen kuin ulkoinenkin viestintä olla helpompaa. Kun lähtökohtaisesti on mietitty juurisyyt, tavoitteet ja keskeisenä omien asiakkaiden tarpeet, alkavat viestinnän keinot ja sisällöt syntyä aivan uudella tavalla. Tällöin asiakas vaikuttuu ja vakuuttuu. Ja tällöin asiakaslupaus tulee hoidettua alusta loppuun luotettavasti.

Lue lisää vakuuttavista sisällöistä esimerkiksi täältä:

Kirjoittaja: Mari Karhumaa, sisällöntuottaja, toimittaja, mari@seoptimi.fi

Maineenhallinta – älä jätä yrityksesi imagoa puskaradion haltuun

Julkaistu -- Juulia Lahnaoja

Moni yrittäjä tuntuu ajattelevan yrityksen maineen elävän omaa elämäänsä tuolla jossain kylänmiesten ja asiakkaiden suussa. ”Kyllä hyvä kello kauas kuuluu” ja ”teot puhukoon puolestaan” ovat yleisiä hokemia, joilla perustellaan sitä, miksi ei oikein jakseta panostaa näkyvyyteen tai viestintään. Maineenhallinta nähdään sumean julkisuuskuvan kiillottamisena tai hätäisinä selityksinä kriisitilanteissa. Todellisuudessa maineenhallintaa on kaikki se ulostulo, jonka yritys päättää hyödyntää tai jättää hyödyntämättä. On hyvä muistaa, että myös vaikeneminen on viestintää.

maineenhallinta on yrityksen tehtävä

Peltiseppä-Pertin nimeä tai puhelinnumeroa ei löydy mistään netistä, mutta firmalla pyyhkii hyvin ja asiakkaita riittää. Eikö tämä jo kerro siitä, että kaikenlainen maineenhallinta, some ja kotisivuhässäkkä on vain turhaa?

Totta on, että varsinkin pienemmillä paikkakunnilla ”kyläsepän” tai vastaavien maine puhuu puolestaan ja kysyntää riittää ihan ilman verkkosivusisältöäkin. Täytyy kuitenkin muistaa, että usein nämä ammattilaiset työskentelevät vailla kilpailua vuosikymmenien suoman ammattitaidon ja asiakaskunnan turvin. Tyypillisempi tilanne on se, että asiakas hakee googlen kautta haluamansa palvelun sekä paikkakunnan (peltiseppä Oulu), selaa verkkosivut läpi ja valitsee mieleisensä, johon ottaa yhteyttä. Vakuuttavalle soitetaan useammin, huonot verkkosivut omaavalle harvemmin ja sille, jolla sisältöä ei ole, ei soitella koskaan.

Veljen vaimon sisko harrastaa runojen lausuntaa ja värssyjen kirjoittamista. Voin pyytää häntä tekemään tekstit kotisivuille ja tervehdykset Facebookiin jouluisin sekä kesälomien alla.

Ammattilaisen kirjoittaman tekstin kyllä tunnistaa, eihän veljen vaimon siskoa pyydetä hoitamaan yrityksen logistiikkaakaan, vaikka hän ajokortin omistaisikin. Tekstin sisällöksi ei riitä hyvältä kuulostava ja oikeinkirjoitusta noudattava sepustus. Ammattilainen osaa katsoa, että teksti vastaa oikeisiin kysymyksiin, asiakas löytää nopeasti haluamansa informaation, teksti erottuu kilpailijoistaan ja myös sen, millä tavoin teksti tuo yritykselle näkyvyyttä hakukoneissa.

Firman tärkeä yhteistyökumppani paljastui pyramidihuijariksi ja oma työntekijäkin painui Bahamalle yrityksen joululahjarahat takataskussaan. Netissä tästä jo kohistaan, mutta ollaan me hipi hiljaa eikä myönnetä mitään.

Oman firman maineeseen pystyy itse vaikuttamaan, vaikkei se milloinkaan voi olla sataprosenttisesti vain ja ainoastaan omissa käsissä. Maineenhallinnassa tarkoitus ei ole kiillottaa tahraista julkisuuskuvaa vaan pikemminkin näyttää, mitä vastinetta rahoillensa palvelulla saa. Kriisitilanteissa maineenhallinta korostuu entisestään, joten tietynlainen strategia yllättävien tilanteiden varalle on hyvä olla olemassa. Vaikeneminen ei ole kultaa, mutta kaikki takeltelun säestämä selittely on syytä unohtaa. Reilu näin kävi, olemme pahoillamme, tämä ei tapahdu toiste -taktiikka on huomattavasti parempi vaihtoehto. Lue lisää yrityksen kriisiviestinnästä.

Okei, hyviä ideoita! Lataan heti Facebookin, Instagramin, Tiktokin, Snapchatin, Twitterin sekä Tinderin ja painun mölisemään kaikilla mahdollisilla keskustelupalstoilla!

Kouhkaaminen siellä täällä ei tee yrityksen maineelle kuin hallaa. Ota mieluummin hyvästi haltuun yksi kuin huonosti monta. Mieti, missä omat asiakkaasi liikkuvat. Peltiseppä-Pertin palveluja harvoin haetaan nuorison suosiman Tiktokin kautta, mutta Facebookissa asiakasmassaa liikkuu jo ihan eri tavalla. Päivänpolttaviin kiistakapuloihin ei kannata tarttua, eikä sotkea omia poliittisia tai elämänkatsomuksellisia näkemyksiä yrityksen toimintaan.

Netissä keskustelut kärjistyvät, joten tunnekuohun vallassa ei omille sometileille ilmestyneisiin kommentteihin kannata vastata lainkaan. Mieti, mikä on yrityksesi pääviesti ja millä tavalla sitä tuodaan viestinnässä ilmi. Pohdi myös, kuinka tyylisi sopii yrityksesi tarjoamiin palveluihin. Raudanluja ammattilainen asiallisine viesteineen on hyvä tyyli asianajajalle mutta huumoriin luottava nuorekas ja repäisevä linja sopii saman henkisiä asiakkaita kalastelevalle graafikolle.

Jos hikikarpalot pirahtavat otsalle pelkästään maineenhallinnan ajattelemisesta, apua on saatavilla. Ota yhteyttä Seoptimiin, niin katsastetaan yhdessä yrityksesi tekstisisältö kuntoon!

Kirjoittaja: Juulia Lahnaoja, sisällöntuottaja,

Ota yhteyttä!

Sisäinen kriisiviestintä ratkaisee paljon

Julkaistu -- Ulla Paukkunen

Yritys on yhtä kuin henkilöstönsä ­– älä unohda heitä kriisin aikana

Usein kriisin sattuessa havahdumme siihen, että viestintä ihmisten välillä on tärkeää ja sen onnistuminen toiminnan edellytys. Kuitenkin avoimeen viestintään ja hyvään vuorovaikutussuhteeseen tulee panostaa aina. Sillä hyvä ilmapiiri ja luottamukselliset välit ratkaisevat lopulta sen, miten kriisi saadaan hoidettua. Onnistunut sisäinen kriisiviestintä saattaa pelastaa yrityksen.

Yrityksen sisäinen ja ulkoinen viestintä kulkevat yhdessä. Ulospäin ei kannata esittää muuta kuin todellisuutta. Kun yrityksen sisällä on kriisi, se pitää myöntää. Ei kannata vakuutella ulospäin, että kaikki on kunnossa, sillä totuus tulee aina ilmi.

sisäinen kriisiviestintä
Kriisin aikana ilmassa on enemmän kysymyksiä kuin vastauksia. Jos vastausta ei tiedä, se pitää sanoa.

Varaudu pahan päivän varalle – tee suunnitelma

Vaikka kriisin voi jollakin tapaa ennustaa tulevaksi, koskaan ei voi tietää, mitä se lopulta tuo tullessaan ja millaiseksi tilanne muuttuu. Tämän vuoksi on tärkeää, että kriisien varalle on olemassa suunnitelma. Sisäisen kriisiviestinnän suunnitelma, jota voi soveltaa erilaisiin tilanteisiin.

Jokaisessa kriisissä suunnitelmallinen viestintä on kaiken A ja O. Avainasemaan nousevat rauhoittelu, organisointi ja turvallisuus. Kriisin käsitteleminen ja siitä puhuminen vaikuttaa oleellisesti työntekijöiden toimintakykyyn ja koko yritykseen.

Jotta yrityksen sisäinen viestintä onnistuu kriisitilanteessa, täytyy pitää mielessä

  • nopea reagointi
  • työntekijöiden hyvinvointi
  • sidosryhmien huomioiminen
    • kriisit vaikuttavat oman henkilöstön lisäksi työntekijöiden perheisiin, asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin ja niin edelleen
  • viestinnän johdonmukaisuus.

Sisäinen kriisiviestintä – ketkä siitä vastaavat?

Työyhteisössä täytyy olla tiedossa, ketkä jakavat kriisitilanteessa tietoa. Näin sisäinen kriisiviestintä pysyy johdonmukaisena ja minimoidaan väärän tiedon määrää. Näiden henkilöiden on tärkeää myös olla tavoitettavissa niin, että toisten on helppo kysyä ja pyytää selvennyksiä. Työntekijöille ei saa syntyä tunnetta, että he ovat tiellä tai yrityksen johdolla tai vastuuhenkilöillä ei ole aikaa heille.

Mitä kanavia pitkin sisäinen kriisiviesintä hoidetaan?

Kriisiviestinnästä vastaavan henkilön on tärkeää mennä sinne, missä työntekijät ovat. On huomioitava, että eri työntekijät käyttävät viestintäkanavia eritavoin. Toiset työntekijät tarkistavat sähköpostin säännöllisesti puhelimeltaan ja toiset vain satunnaisesti tietokoneelta työaikana. Yksi viestintämenetelmä ei siis riitä. Tietoa pitää jakaa useassa kanavassa, jotta se saavuttaisi kaikki. Parhainta olisi, jos henkilöstön saisi koottua yhteisiin tiedotustilaisuuksiin tasaisin väliajoin.

Millä aikataululla?

Nopeasti ja usein. Tämä on yleinen ja hyväksi havaittu ohje, kun puhutaan siitä, kuinka usein kriisiaikana työntekijöille jaetaan tietoa. Toki kriisin luonne vaikuttaa siihen, miten usein tietoa jaetaan. Tärkeää on kuitenkin avoimuus ja keskustelun ylläpito. Kanava yhteydenottoihin ja kysymysiin täytyy olla koko ajan auki, jotta sisäinen kriisiviestintä sujuisi.

Mikä on viestien sisältö?

Kriisitilannetta varten ja itse kriisitilanteessa on tärkeää pohtia sitä, miten ja mitä kriisistä viestitään työntekijöille. Sisältöjä suunniteltaessa tulee pitää mielessä avoimuus, rehellisyys ja rauhoittelu. Kaikesta selvitään yhdessä.

Henkilöstölle pitää antaa konkreettista tietoa ja konkreettisia ohjeita, koska yleinen sanahelinä vain turhauttaa. Lisäksi on hyvä valita, mitä tietoa kerrotaan virallisemmalla tiedotteella, mitä arkisemmalla sähköpostilla ja mitä esimerkiksi työpaikan sosiaalisen median ryhmissä.

Sisäinen kriisiviestintä – omat työntekijät ensin

Vaikka asiakkaat ovat tärkeitä, kaikkein tärkeimpiä ovat kuitenkin omat työntekijät. Ilman niitä ei olisi asiakkaitakaan. Jos yrityksessä ei käsitellä työntekijöiden huolenaiheita ja kysymyksiä, he todennäköisesti hakevat tukea muualta. Silloin on vaarana, että väärät ja harhaanjohtavat tiedot leviävät ja että tilanne mutkistuu entisestään.

Työntekijät todennäköisesti osallistuvat kriisin aiheuttamaan keskusteluun sosiaalisessa mediassa ja heidän sanomisillaan voi olla laaja vaikutus. Tämänkin vuoksi on tärkeää huolehtia, että työntekijät saavat johdonmukaista tietoa ja että he ovat sitoutuneita toimimaan työnantajan ohjeiden mukaisesti. Tämä tietysti edellyttää, että työyhteisössä on hyvä ilmapiiri ja luottamukselliset välit.

Kun on kriisi, ei pidä keskittyä kiillottamaan omaa mainettaan ja selittelemään. Työyhteisölle pitää kertoa suoraan, miten tilanne käytännössä vaikuttaa heihin.

Tällä hetkellä maailmalla jyllää koronan aiheuttama kriisi. Suomen valtio ja Yrittäjät ovat tehneet paljon töitä yrittäjien tilanteen helpottamiseksi. On olemassa muun muassa puhelinpalvelu, josta saa ajantasaista tietoa. Lue siitä lisää tästä.

Kirjoittaja: Ulla Paukkunen, viestinnän asiantuntija,

Ota yhteyttä!

Ulkoinen kriisiviestintä

Julkaistu -- Mari Karhumaa

Miten viestiä yrityksen ulkopuolelle sen sisäisestä tai ulkoisesta kriisistä?

Kriisitilanteissa joudutaan usein tilanteeseen, jossa pitää nopeasti tehdä päätöksiä siitä, mitä viestitään, kenelle ja miten. Lisäksi kriisin aikana tietoa voi olla huonosti saatavilla, mutta samaan aikaan ihmiset kaipaavat tietoa ja etsivät sitä. Kriisien keskellä tieto lähtee nopeasti leviämään ja se saattaa muuttua matkalla. Kuitenkin ilman tietoa ja informaatiota disinformaatio täyttää tiedonjanoisten tietämättömyydet.

kriisiviestintä

Kriisiviestintä tuo turvallisuutta ja jatkuvuutta

Kriisin keskellä on tärkeää, että ihmisten turvallisuuden ja jatkuvuuden tunnetta tuetaan ja lisätään. Riippuen kriisin laadusta painottuvat erilaiset tarpeet. Yrityksissä tärkeintä on viestiä selkeästi, johdonmukaisesti ja ajankohtaisesti. Oikeanlainen kriisiviestintä on yksi avain ratkaisuun.

Kriisissä ja poikkeustilanteessa on tärkeää, että käytetään hekti aikaa siihen, että mietitään ainakin päälinjat sille, miten viestitään. Kriisiviestinnän suunnitelma on hyvä tehdä viimeistään silloin. Nopeammin viestimään päästään, jos kriisiviestinnän varautumissuunnitelma on valmiiksi tehtynä. Sitä on hyvä päivittää tilanteen tullen riittävän tarkalla action planilla, eli toimintasuunnitelmalla. Toimintasuunnitelma määrittelee sen, kenelle viestitään, miten viestitään, kuinka tiheään, missä kanavissa, kuka viestintää hoitaa, mistä siihen etsitään sisällöt ja niin edelleen.

Yrityksen ulkoisessa viestinnässä on nykyisin useitakin eri tapoja, sillä kanavia on runsaasti ja maailma on täynnä informaatiota. Onkin tärkeää miettiä, missä kanavissa mitäkin viestii.

Mikä kriisiviestinnästä voi tehdä vaikeaa?

Kriisiviestintään liittyy väistämättä omat haasteensa. Kun kriisiviestintätilanteeseen joudutaan, se tarkoittaa aina sitä, että jokin kriisi on joko päällä tai ainakin uhkaa toteutua. Tällöin myös viestinnästä vastaavat henkilöt ovat usein itse osa kriisiä tai sen kärsijöitä. Kriisi jo itsessään tarkoittaa usein nopeasti eteen tulevia haasteita, eikä lähellekään aina niihin ole osattu edes varautua.

Yrityksen ulkoisessa viestinnässä on ensiarvoisen tärkeää, että avoimella, oikealla ja relevantilla informaatiolla korvataan kaikki turha tai haitallinen tieto ja jopa disinformaatio.

Kriisiviestintää haastaa se, että tietoa on joko niukasti saatavilla tai sitten sitä tulee hyvin monelta taholta, ja aina ei ole varmaa, mikä tieto on relevanttia tai mikä tiedosta on totta ja mikä ei. Kuitenkin yrityksen ulkoisessa viestinnässä on aivan ensiarvoisen tärkeää, että avoimella, oikealla ja relevantilla informaatiolla saadaan korvattua kaikki turha tai haitallinen tieto ja jopa disinformaatio.

Yrityksen ulkoisessa viestinnässä voi haastaa myös se, ettei yrityksessä välttämättä olla tietoisia siitä, millainen heidän julkisuuskuvansa on, ketkä ovat heidän seuraajiaan ja kenelle tietoa on tärkeää jakaa. Oman asiakaskunnan tunteminen onkin äärimmäisen tärkeää kaikessa yrityksen toiminnassa ja viestinnässä eikä vähiten kriisin tai poikkeustilanteen sattuessa.

Sosiaalinen media on viestintäkanavana varsin tehokas ja monipuolinen. Se tavoittaa monia nopeasti ja siellä tieto leviää helposti. Kuitenkin sen kautta viestimiessä ovat omat haasteensakin. Some on kaksisuuntainen viestintäkanava, jolloin siellä pääsevät kaikki myös jakamaan ja kommentoimaan sinne laitettuja viestejä ja päivityksiä. Siksi sosiaalisen median viestinnässäkin kannattaa olla suunnitelmallinen ja valmistautua siihen, että monenlaista palautetta ja kommentointia voi joutua siellä lukemaan ja siihen reagoimaan.

Maailmalla ja meillä jylläävän koronaviiruksen vuoksi kriisiviestintä on juuri nyt ajankohtainen. Yrittäjien tilanteen helpottamiseksi Suomen valtio ja Yrittäjät ovat tehneet paljon töitä. On olemassa muun muassa puhelinpalvelu, josta saa ajantasaista tietoa. Lue siitä lisää tästä.

Kirjoittaja: Mari Karhumaa, viestinnän asiantuntija,

Ota yhteyttä!

Työelämän tekstit vaativat yhä kirjoitustaitoa

Julkaistu -- Lauri Heikkila

Yhteiskunnan digitalisaatio voimistuu ja monipuolistuu, mutta samalla työelämän kirjoitustaito koetaan yhä tärkeämmäksi taidoksi menestyä työelämässä. Yritykset ja työelämän tekstit tarvitsevat hyviä kirjoittajia. Ei ole yhdentekevää, miten sähköpostit, muistiot tai raportit kirjoitetaan. Tekstin tekemisen taito korostuu, kun tuotetaan sisältöä yrityksen verkkosivuille, sosiaalisen median kanaviin, blogeihin tai muuhun markkinointiin.

työelämän tekstit
Kirjoitustaidon merkitys on vain kasvanut digitalisoituneessa työelämässä.

Toisille työelämän kirjoitustaito merkitsee kykyä laatia laadukasta ja innostavaa sisältöä, toisille taas harjaantunutta silmää laittaa pisteet ja pilkut tarkasti paikalleen. Taitava kirjoittaja pystyy tuomaan persoonaansa esille, herättämään tunteita ja luomaan kohderyhmään positiivisia mielikuvia yrityksestä. Näin yritykset pystyvät auttamaan potentiaalisia asiakkaita ratkaisemaan ongelmia.

Työelämän tekstit vaativat kirjoitustaitoa

Työelämän tekstit vaativat kirjoitustaitoa ja laadukasta tekstiä tarvitaan töissä kaiken aikaa. Työelämässä kirjoitustaidon merkitystä ei kuitenkaan usein tunnisteta. Suomessa opitaan kirjoittamaan, mutta perusopintojen jälkeen keskitytään parantamaan muita taitoja.

Suomessa opitaan kirjoittamaan, mutta perusopintojen jälkeen keskitytään parantamaan muita taitoja.

Monille tekstit tuottavat toistuvaa luomisen tuskaa ja tekstien kirjoittamista vältellään viimeiseen asti. Jos kirjoittamisen taidot eivät ole hallussa, tekstiä ei voi syntyä samaan tahtiin, kuin kirjoittajilla, jotka omaavat tarvittavat taidot ja toimivat kirjoitusrutiinit. Kiireessä kirjoitetut ja hankalaselkoiset työelämän tekstit eivät ole kenenkään etu. Ne haittaavat kirjoittajaa, vastaanottavaa kohderyhmää ja yritystä.

Kirjoitustaito mielletään usein lahjakkuudeksi, joka toisilta löytyy ja toisilta ei. Itse asiassa hyvät kirjoittajat ovat niitä, jotka kirjoittavat ja lukevat paljon. Tällöin myös ihmisten luovuus ja ongelmanratkaisukyvyt paranevat. Jokainen voi oppia paremmaksi kirjoittajaksi, jolta luonnistuvat työelämän tekstit sujuvasti.

Selväsanaiset työelämän tekstit hyödyttävät kaikkia

Selkeät tekstit on helpompi omaksua, väärinkäsitykset vähenevät ja arvokasta aikaakin säästyy. Sujuva, selkeä ja ytimekäs kirjoittaminen sekä persoonallinen ja massasta erottuva ilmaisu herättävät lukijoissa mielenkiintoa.

Selkeästi tuotettu teksti menee perille ja lukijat toimivat niin kuin kirjoittaja on tarkoittanut.

Tekstit syntyvät helpommin huolellisen suunnittelun ja selkeän aikataulutuksen turvin. Sujuva kirjoitustaito säästää samalla aikaa. Selkeästi tuotettu teksti menee perille ja lukijat toimivat niin kuin kirjoittaja on tarkoittanut. Aikaa ei kulu turhaan tekstin uudelleen tankkaamiseen.

Työelämän tekstit, jotka luodaan selkeästi, käytännönläheisesti ja vastaanottaja huomioiden, tuovat esille asiantuntemusta ja ammattitaitoa. Yritys, organisaatio tai yhteisö saadaan näin näyttämään uskottavalta ulospäin. Yrityksen arvojen mukainen, yhtenäinen teksti auttaa vastaanottajaa tuntemaan yrityksesi.

Seoptimi tuottaa tiedolla ja taidolla kaikenlaiset tekstit

Jos koet, että kirjoitustaito tökkii ja tekstit tuottavat tuskaa, voit kääntyä ammattilaisen puoleen ja tilata tekstit valmiina. Seoptimin laadukas sisällöntuotanto vastaa tähän haasteeseen. Toimimme tiedolla, taidolla ja tunteella tuottaaksemme tarvittavat työelämän tekstit ja muun sisällön tarpeenne mukaan.

Seoptimi pystyy tuottamaan kiinnostavaa ja hyödyllistä sisältöä yrityksesi verkosivuille, sosiaalisen median kanaviin, blogeihin ja muuhun markkinointiin. Sisältöä, joka pystyy luomaan elämyksiä, tuomaan tarvittavaa tietoa ja auttamaan potentiaalisia asiakkaita ratkaisemaan ongelmia.