Viestintäsuunnitelma piirtää yrityksen viestinnälle raamit. Viestintäsuunnitelma tai viestinnän vuosikello voi olla jatkuvassa käytössä oleva työkalu, jonka avulla viestinnän eri osa-alueet on helppo palastella noudattamaan vuosittaisia tapahtumia juhlapyhistä lomakauteen. Vuosikelloa ei tule ahtaa liian tiiviiksi, vaan ajankohtaisille aiheille kannattaa jättää tilaa.

Viestinnän suunnitelmassa määriteltävät asiat:

Äänensävy, jolla vuorovaikutusta käydään. Se voi olla eri viestimissä hieman erilainen. Esimerkiksi tiedotteissa puhe on usein virallisempi kuin sosiaalisen median postauksissa. Äänensävy valitaan potentiaalista asiakaskuntaa puhuttelevaksi: se voi olla rennon lisäksi myös asiapitoinen, hauska, nuorekas tai vaikka murresanoilla höystetty, mikäli tämä sopii konseptiin.

Kohderyhmät, joita viestinnällä puhutellaan. Aika harva myy kaikille kaikkea. Jopa ruokakaupoilla ovat oma kohderyhmänsä. Joskus kohderyhmä on hyvin spesifi ja yrityksellä tarkasti tiedossa, joskus taas määrittely on kinkkisempää. Kivijalkatason ruokakaupan kohderyhmänä voi olla vaikka alueen asukkaat, ruoan verkkokaupalla taas kiireiset, työssäkäyvät perheelliset tai ikäihmiset, joilla liikkuminen on haasteellista.

Kanavat, joissa viestiminen tapahtuu. Omat verkkosivut, paikalliset tai valtakunnalliset mainokset, uutiskirjeet, tiedotteet ja sosiaalisen median kanavat ovat niitä vaihtoehtoja, joissa omaa viestiä voi tuoda julki. Kannattaa pohtia, mihin kaikkiin kanaviin yrityksellä on rahkeita panostaa ja millä volyymilla. Esimerkiksi sosiaalisen median pelikenttä on niin laaja, että kaikkialla ei voi olla läsnä yhtä suurella sydämellä. Parempi on valita omaan asiakaspintaa parhaiten puhuttelevat kanavat ja keskittyä niihin.

Aika, minkä yritys haluaa viestinnälle uhrata. Verkkosivutekstit, uutiskirjeet, päivitykset tai blogit eivät kirjoittaudu itsestään. Jos henkilökunnan aikaa käyttää viestinnän ylläpitämiseen, se on muusta, ehkä liiketoiminnan kannalta akuutimmasta, työstä pois. Viestintään kannattaa suhtautua kuin kirjanpitoon tai siivoustyöhön: ainahan sen voi itse tehdä, mutta onko se liiketoiminnan kannalta järkevää? Yritys voi myös päättää olla viestimättä lainkaan, mutta elinkeinoa ajatellen se ei ole kovin viisas ratkaisu.

Tavoitteet, jotka viestinnällä pyritään saavuttamaan. Onko viestinnän tarkoituksena tukea aktiivisesti myyntiä ja markkinointia vai lisätä brändin tunnettavuutta? Viestinnän tavoitteiden ei tarvitse olla joko tai, mutta niiden määritteleminen on tärkeää, jotta toimenpiteitä osataan kohdentaa oikein.

Viestinnän yhteistyökumppania sinua palvelee Seoptimi. Ulkoista palvelusi kokonaan tai osittain – tai tilaa meiltä koulutus oman viestintästrategian hiomiseen.

Viestinnän suunnittelu tähtää yrityksen ydinviestin kirkastamiseen. Aivan kuten arkkitehti, viestinnän suunnittelija piirtää annettujen ajatusten pohjalta ne tilat ja tapahtumat, jolle viestintää lähdetään rakentamaan. Kun viestinnälle asetetaan heti alussa selkeät, mitattavissa olevat tavoitteet, viestinnän onnistumista on helppo arvioida.

Viestintäjohtaja ottaa päävastuun viestinnän onnistumisesta

Viestinnän suunnittelussa kannattaa käyttää apuna alan ammattilaista, jonka osaamisella yrityksen edustajan kuvailemat toiveet, tavoitteet ja ideat on helppo muokata tekstimuotoon. Yrityksen palkkaama viestintäjohtaja, konsultti tai ulkopuolinen taho vastaa viime kädessä siitä, että ajatukset pysyvät toteutuskelpoisina, ne toimivat ja vievät yrityksen viestiä halutulla tavalla eteenpäin.

Viestinnän johtajalla tai keskushenkilöllä on päävastuu viestinnän onnistumisesta, organisaation sisäisestä tiedottamisesta sekä kriisi- ja mediaviestinnästä. Viestintäosaaminen kiteytyy siihen, että ajatukselle on löydetty oikeat sanat ja sanoille oikeat, kohderyhmää puhuttelevat kanavat. Koska pelikenttä on laaja, viestintään kannattaa valjastaa ainoastaan ne palvelut, joiden pariin myös potentiaaliset asiakkaat hakeutuvat.

Viestinnän onnistumista ei voida mitata, mikäli viestinnälle ei ole asetettu selkeitä, viestintäsuunnitelmaan sisältyviä tavoitteita. Hyvä suunnitelma onkin viestinnän kivijalka ja helposti seurattava ohjenuora. Viestintää ei siis tehdä vain viestinnän vuoksi, vaan sen tarkoituksena on tarjota yritykselle mitattavia ja todeksi osoitettavia etuja. Näitä voivat olla esimerkiksi kontaktoinnin onnistuminen, brändin tunnetuksi tekeminen tai myynnin lisääminen.

Viestinnän suunnittelija sanoittaa yrityksen ajatukset

Kustannussyistä vain isoimmilla toimijoilla on takanaan oma, koko yrityksen viestintään keskittyvät viestintätiimi. Pienten ja keskikokoisten yritysten on edullisinta ja helpointa ulkoistaa viestintään liittyvät toimenpiteet alan ammattilaisille. Tämä ei tietenkään tarkoita, etteikö viestinä enää olisi yrityksen omassa hallinnassa. Ammattilainen piirtää suunnitelmat ja niitä lähdetään toteuttamaan vasta kun yritys hyväksyy tulevat toimenpiteet.

Viestintäosaaminen terävöityy juuri siinä kohtaa, kun yrityksen oma visio, tarina ja viesti puetaan sanoiksi ammattilaisen toimesta. Viestinnän kärki voi vaihdella yrityksen tilanteen ja tarpeen mukaan. Uuden, alkavan yrityksen on kenties nopeasti saatava potentiaalisia asiakkaita toiminnan käynnistämiseen. Kun asiakaskuntaa alkaa hahmottua, omaa brändiä halutaan tehdä tunnetuksi laajemmalle yleisölle. Näiden tarpeiden tunnistamisessa viestinnän ammattilainen osaa olla yrityksen apuna ja tukena.

Viestintäpäällikkö vastaa organisaation viestinnästä. Hän varmistaa, että viestintä tavoittaa oikeat kohderyhmät oikeissa kanavissa. Viestintäpäällikkö pitää huolen, että brändiääni on yrityksen linjan mukainen, tiedottaminen on säännöllistä ja yhteys sidosryhmiin jatkuvaa. Medianäkyvyys, kriisiviestintä, yrityksen sisäinen viestintä ja some kuuluvat niin ikään viestintäpäällikön pirtaan. Organisaation koosta riippuen viestintäpäällikkö vastaa viestinnästä itsenäisesti tai yrityksen viestintätiimiä johtaen.

Viestintäpäällikön tehtävät

Viestintäpäällikkö on yrityksen viestintäasiantuntija. Viestintäpäällikön tehtävänkuva voi olla monipuolinen ja tehtävien määrä suuri riippuen yrityksen tarpeista ja tavoitteista. Hyvin hoidettu ja suunniteltu viestintä lisää yrityksen näkyvyyttä, tukee sen kasvua ja edistää yrityksen kiinnostavuutta asiakkaidensa keskuudessa.

Viestintäpäällikkö toimii joko itsenäisesti tai oman viestintätiiminsä johtohahmona. Yhdessä tiiminsä kanssa viestintäpäällikkö suunnittelee ja kehittää yrityksen viestintästrategiaa ja -suunnitelmaa, joka tukee yrityksen tavoitteita ja arvoja. Tämän suunnitelman mukaan on helppo tarttua yrityksen viestintätoimenpiteisiin.

Viestintäpäällikkö vastaa yrityksen medianäkyvyydestä ja yhteyksistä eri tiedotuskanaviin. Hän toimii usein myös organisaation edustajana mediakentällä. Viestintäpäällikön tehtäviin kuuluu verkkosivujen ylläpito, sosiaalisen median haltuunotto sekä läsnäolo tarpeellisiksi koetuissa somekanavissa. Viestintäpäällikkö voi myös delegoida nämä tehtävät tiiminsä jäsenille.

Viestintäpäällikkö ylläpitää tiedottamalla suhteita sidosryhmiin, kuten asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin. Tehtävänkuvaan ei kuulu vain tiedottaminen organisaation ulkopuolelle: Viestintäpäällikkö kehittää ja ylläpitää toimivaa sisäistä viestintää.  Sisäinen viestintä on erittäin tärkeää yrityksen toimivuuden, viestien kulkemisen ja tiimihengen kannalta.

Viestintäpäällikön palkka

Viestintäpäällikön palkka vaihtelee, mutta asiantuntijatyön palkka on usein suomalaista mediaania korkeampi. Isoissa yrityksissä oma viestintäosasto on usein välttämätön viestinnän sujuvuuden turvaamisen vuoksi. Pienemmissä organisaatioissa palvelut ostetaan tarpeen vaatiessa tyypillisesti ulkopuolelta.

Hyvin tavallista ja kustannustehokasta on myös ulkoistaa osa viestintätehtävistä: viestintäpäällikkö pitää langat käsissään, mutta itse toteutus ostetaan tarpeen tullen viestintätoimistolta. Viestintäyrityksen avulla yritys saa käyttöönsä monipuolisen asiantuntijatiimin ilman rekrytointia. Näin yritys varmistaa, että viestintä on aina ajantasaista ja ammattimaista.

Seoptimi palvelee yrityksesi viestintäosaston tukena ja lisäkäsinä tarpeen vaatiessa. Kun tarvitset apua viestintäsuunnitelman laatimiseen, viestintäkampanjan toteuttamiseen tai yksittäisten artikkeleiden kirjoittamiseen, varaa aika ilmaiseen palaveriin. Jutellaan yhdessä, kuinka voisimme auttaa juuri teidän organisaatiotanne viestinnän tarpeiden toteuttamisessa.

Viestintäjohtajan tehtävänkuva on laaja ja monipuolinen. Hän vastaa yrityksen sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Viestintätiimin koko vaikuttaa siihen, kuinka helppo töitä on delegoida muille. Joskus viestintätiimiin kuuluu vain yksi henkilö – viestintäjohtaja itse. Tällöin ulkopuolelta ostetut viestinnän apukädet ovat kustannustehokas ratkaisu viestinnän työtehtävien toteuttamiseen.

Viestintäjohtajan työnkuva

Viestintäjohtaja vastaa yrityksen viestintästrategiasta ja sen toteutuksesta. Laajaan toimenkuvaan kuuluu muun muassa sidosryhmille – asiakkaille ja yhteistyökumppaneille – tiedottaminen, verkkosivuston päivittäminen, sosiaalisen median kanavien ylläpitäminen sekä työyhteisön sisäinen viestintä. Lisäksi viestintäjohtaja huolehtii mediayhteyksien hoitamisesta ja kriisiviestinnästä.

Viestintäjohtajan työ on vaativaa ja monipuolista, ja se edellyttää laajaa osaamista viestinnän eri osa-alueilta. Se kysyy myös jatkuvaa seurantaa, sidosryhmien kanssa kommunikointia, teknistä osaamista ja jatkuvaa sisällöntuotantoa. Näin yrityksen viestintä pysyy ajantasaisena ja kiinnostavana.

Sisäisen viestinnän tehtävissä viestintäjohtajan rooli korostuu erityisesti muutostilanteissa, joissa henkilöstön tiedottaminen ja sitouttaminen ovat avainasemassa. Kriisiviestintätilanteissa viestintäjohtaja on vastuussa nopeasta, tarkasta ja informatiivisesta tiedottamisesta. Viestintäjohtajan palkan tulisi olla vaativaa toimenkuvaa vastaava.

Lisäkäsiä viestintään Seoptimilta

Viestintäjohtajan tehtävät voivat usein olla haastavia hoitaa pienellä tiimillä tai peräti yksinään. Etenkin silloin, kun organisaatiossa koetaan muutoksia tai uudistuksia, kädet eivät tahdo riittää. Tämän vuoksi viestintäpalvelujen ostaminen ulkopuolelta on erittäin kustannustehokas ratkaisu viestinnän toteuttamiseen.

Me Seoptimilla tarjoamme viestintätiimillesi konkreettista apua ja tukea viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen. Tuotamme esimerkiksi korkealaatuisia verkkoartikkeleita, referenssitarinoita ja blogikirjoituksia, jotka vahvistavat yrityksesi asiantuntijuutta ja parantavat hakukonenäkyvyyttä. Toteutamme verkkokaupoille kategoriakuvauksia sekä kasvua edistävää sisältöä.

Autamme myös viestintäkampanjoiden toteutuksessa, kotisivujen uudistuksessa sekä viestinnän kehittämisessä. Tarjoamme tukea kriisiviestintään, medianäkyvyyden parantamiseen sekä toteutamme ja koulutamme yrityksiä tai yhteisöjä muun muassa hakukoneoptimointiin ja sisältömarkkinointiin.

Tilaa maksuton palaveri – ota yhteyttä Seoptimiin!

Me Seoptimilla olemme sitoutuneet tarjoamaan asiakkaillemme myyntiä edistävää ja brändiä vahvistavaa viestintää. Ulkoistamalla viestintäpalvelut meille, yrityksesi voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa. Näin organisaatiosi resurssit pystytään jakamaan kohdennetummin ja tehokkaammin.

Tarjoamme joustavia ja räätälöityjä ratkaisuja, jotka mukautuvat yrityksesi kaikkiin tarpeisiin. Kauttamme voit ostaa sisällöntuotantoa pitkäaikaisen hankkeena tai yksittäisiä artikkeleita aina tarpeidesi mukaan. Viestintä pysyy jatkuvasti korkealaatuisena ja asiakkaille jatkuvuutta tuottavana.