Hyvä muutos­viestintä vahvistaa yrityksen mainetta

Muutosjohtaminen on taitolaji, jonka jokainen johtaja voi halutessaan oppia. Pienemmät ja suuremmat muutokset ovat yrityksissä ja työyhteisöissä väistämättömiä, joten niiden ennakointi ja etukäteen suunnittelu säästää tilanteen tullen kaikkia resursseja sekä auttaa torjumaan muutoksen eskaloitumista kriisiksi. Muutosjohtamisen suunnittelu kytkeytyy koko yrityksen viestintään ja kulttuuriin.

Strateginen muutosjohtaminen tuo turvallisuutta

Niin kuin kaikki hyvä viestintä, myös muutosviestintä luo yhteisössä ja organisaatiossa tietoisuutta ja turvallisuutta. Kun kaikilla yrityksessä ja työpaikassa on käytettävissään samat taustatiedot ja ajankohtaiset faktat, muutos voidaan yhdessä oppia näkemään myös mahdollisuutena.

Strategisen muutoksen johtaminen ja erilaisten uudistusten läpikäyminen vaatii johtoportaalta kykyä katsoa moniin suuntiin samanaikaisesti. Strateginen muutosjohtaminen tarkoittaa systemaattista, suunnitelmaan pohjautuvaa eteenpäin menemistä, jossa tulevat huomioiduksi strategiasta lähtien kaikki muutoksessa mukana olevat tai sen myötä kosketuksiin tulevat osa-alueet. Samalla korostuvat johtajan johtamis-, vuorovaikutus- ja viestintätaidot.

Erilaiset muutokset vaikuttavat yrityksen tai yhteisön henkilöstöön eri tavoin. Jokainen reagoi aina omista lähtökohdistaan käsin sen tiedon varassa, jota tilanteesta on ollut saatavilla. Jos tietoa on niukasti, tulkinnat ja oletukset täyttävät tyhjiötä helposti. Muutosjohtaminen on siis tiedon jakamista sopivissa annoksissa ja oikeaan aikaan. Siksi muutosjohtamisen suunnitelman onkin tärkeää sisältää mahdollisimman selkeät sisällöt, jakamisen ajankohdat sekä jakotavat.

Onnistunut muutosjohtaminen kehittää hyvään suuntaan

Muutos on aina mahdollisuus. Onnistuessaan muutos nostaa esiin uusia vahvuuksia ja näkymiä, kun jokainen organisaatiossa voi turvallisesti tarkastella myös omaa tehtäväänsä ja asemaansa. Tästä henkilökohtaisesta prosessista johtuen muutosjohtajan melkeinpä tärkein kyky on kuuntelemisen taito. Parhainkaan muutosjohtamisen suunnitelma tai loistavimmatkaan perustelut eivät takaa onnistunutta muutosta, jos muutosjohtamisesta puuttuu kokonaan kyky kuunnella ja olla vuorovaikutuksessa.

Suunnitelmallinen ja hallittu muutosjohtaminen tapahtuu siis riittävän väljässä aikataulussa, jotta keskustelulle jää tilaa. Muutoksen johtamisen strukturointiin käytetty aika säästyy hyvin usein moninkertaisena myöhemmin, kun muutoksen aikana tai jälkeen ei tarvita niin paljon aikaa sen läpikäymiseen ja käsittelyyn.

Hyvin perusteltu muutos, olipa se miten kipeä tahansa, on helpompi viedä läpi organisaatiossa, kun organisaation viestintäkulttuuri on valmiiksi avoin, kunnioittava, selkeä ja suunnitelmallinen.

Vain muutos on pysyvää. Organisaatioissa ja yrityksissä joudutaan sietämään erilaisia muutoksia ja uudistuksia. Pienet, suuret, negatiiviset ja iloiset muutokset kysyvät kaikki sopeutumista. Ne teettävät lisätyötä ja järjestelytoimenpiteitä. Hyvä muutosviestintäsuunnitelma auttaakin luovimaan notkeasti näiden siirtymien yli. Kuinka se toteutetaan?

Mikä on onnistunut muutosviestintä?

Muutosviestinnällä tarkoitetaan prosessia, jossa organisaatio viestii ja vuorovaikuttaa muutostilanteissa sidosryhmiensä kanssa. Muutosviestinnällä pyritään tukemaan ja sitouttamaan työntekijät, yhteistyökumppanit tai asiakkaat muutokseen. Muutokset voivat olla strategisia tai käytännöllisiä. Uuden teknologian käyttöönotto, yrityskaupat, rekrytointi, työtapojen päivittäminen ja henkilöstövaihdokset ovat tyypillisiä esimerkkejä yritysten kohtaamista muutoksista.

Onnistunut muutosviestintä kysyy avoimuutta ja vuorovaikutusta. On tärkeää viestiä muutoksen syistä, tavoitteista, vaikutuksista ja tulevista toimenpiteistä. Viestinnän tulee olla tasa-arvoista, toisin sanoen, kohderyhmien sisällä olevien henkilöiden tulee saada samansisältöinen viesti samanaikaisesti. Esimerkiksi työntekijöille viesti tulevista muutoksista annetaan yhtä aikaa, ja tämän jälkeen viesti aiheesta lähetetään kohdennetusti asiakkaille.

Onnistunut muutosviestintä edellyttää myös sitä, että eri ihmiset tulevat kuulluksi. Tilaa pitää jättää myös kysymyksille, mielipiteiden esittämiselle ja mahdollisten negatiivisten tunteidenkin ilmaisulle. Vaikka muutokset toteutettaisiinkin tämän jälkeen aiotulla tavalla, vastarintaa helpottaa, jos ihminen kokee aidosti tulleensa huomioiduksi.

Miksi muutosviestintäsuunnitelman tekeminen kannattaa?

Muutosviestintäsuunnitelmassa kuvataan organisaation tai yrityksen muutoksen strategia, tavoitteet, aikataulut, kohderyhmät ja viestintäkanavat, joissa muutoksesta tiedotetaan. Suunnitelma varmistaa, että toimenpiteet etenevät ajoitetusti ja järjestelmällisesti. Sen avulla myös vastuualueet on helppo jakaa.

Suunnitelmaan kannattaa kirjata myös mahdolliset eteen tulevat haasteet ja toimenpiteet niiden selättämiseksi. Näin epävarmuustekijöihin pystytään kiinnittämään huomiota tarpeeksi ajoissa. Suunnitelmassa voidaan esittää myös vaihtoehtoisia toimintamalleja, mikäli lopputulema on vielä epävarma.

Luota ammattilaisen apuun muutosviestinnän suunnittelussa

Muutosviestintäsuunnitelman laadintaan kannattaa pyytää apua ammattilaiselta. Me Seoptimilla voimme auttaa. Kykenemme kuuntelemaan organisaationne tarpeita herkällä korvalla ja luomaan vaikuttavia viestejä sidosryhmillenne. Valitsemme avullanne oikeat viestikanavat ja pyrimme ennakoimaan mahdolliset haasteet.

Varmistamme, että muutoksen viestintä onnistuu ja että muutos saavuttaa tavoitteensa sujuvasti ja mahdollisimman vähäisin haitoin. Näin muutos voidaan viedä harkitussa aikataulussa onnistuneesti maaliin saakka. Kysy lisää ja varaa aika ilmaiseen neuvotteluun.