Työyhteisö­viestintä tukee yrityksen kulttuuria

Esihenkilöviestintä on pohjana koko organisaation viestinnälle. Vaikka viestintä ja viestintäkulttuuri lähtee jokaisesta organisaation jäsenestä, esihenkilöt ovat johtamassa viestintäkulttuuria omalla viestintätavallaan ja luomillaan kohtaamisen malleilla. Esimiesviestintä on tärkeä rakentaa avoimuudelle, luottamukselle ja kunnioitukselle, jotta se on hyvä perusta koko organisaation viestintäkulttuurille.

Esimiesviestintä lähtee arvoista

Esimiesviestintä on vuorovaikutustaitoja, kuuntelemisen taitoja sekä kykyä ennakoida ja tiedottaa riittävästi. Esimiehellä on aina suurempi vastuu ja enemmän painetta hoitaa viestinnällisiä tilanteita. Aina kuitenkaan esimiehelläkään ei ole automaattisesti helppoa ja luontevaa avoimeen viestimiseen. Onneksi viestintätaitojaan voi harjoitella ja viestintään voi aina hakea ulkopuolista tukea. Tärkeintä on halu tasapuoliseen ja arvostavaan viestimiseen.

Esihenkilökoulutuksissa on tärkeää tuoda esille, miten kaikki on aina viestintää silloinkin kun kuvitellaan olevinaan viestimättä mitään. Työyhteisöissä ja muissa organisaatioissa vähäinen tietoinen viestintä korvautuu usein tietämättömyydestä kumpuavilla oletuksilla ja päätelmillä. Ne ovat usein haitallisia, sillä ihminen on luonnostaan taipuvainen pelkäämään pahinta.

Johtaminen ja viestintä ovat siis oikeastaan yksi ja sama asia. Tähän varmasti jokainen esimies törmää jo heti johtamisensa alkuaikoina. Olipa kyseessä muutostilanne, kriisi tai vain tiedottaminen, viestinnän onnistuminen nousee todella tärkeään asemaan. Usein erilaisissa viestintätilanteissa onkin hyvä hetkeksi pysähtyä miettimään, millaisilla keinoilla viestintää voi johtaa niin, että se pohjautuu yrityksen arvoihin ja tukee koko organisaation hyvinvointia.

Esihenkilöviestintää voi harjoitella ja suunnitella

Aivan kuten muutakin viestintää myös esihenkilöviestintää kannattaa ennakoida, suunnitella ja harjoitella. Vaikka kaikkien meidän viestintäkäyttäytymiseen vaikuttavat persoonallisuutemme piirteet, voimme monissa kohdissa itse valita, millä tyylillä, sanavalinnoilla ja äänenpainoilla hoidamme asioita. Viestintä on siis valintoja. Ja jotta voi valita, on tiedettävä vaihtoehtoja. Ja on tunnistettava omat lähtökohtansa.

Viestintäsuunnittelu ja viestinnän harjoittelu tuottavat tuloksia ei vain johtoportaassa vaan koko organisaatiossa. On siis selvää, että esihenkilöviestinnällä on suuri merkitys kaikkeen yrityksen liiketoimintaan ja jopa tuloksen tekemiseen. Selkeä, ystävällinen ja monipuolinen viestintä avaa siltoja koko organisaation ja eri osastojen ja ihmisten välille. Se jos mikä tuottaa sisäistä selkeyttä, joka ei voi olla välittymättä kaikkiin asiakaskontakteihin ja muihin rajapintoihin.

Henkilöstöviestintää ovat kaikki organisaation sisällä tapahtuvat viestintätilanteet, eli kohtaamiset työntekijöiden kanssa. Tästä syystä sisäinen viestintä on päivittäistä ja jatkuvaa eikä sen merkitystä voi koskaan korostaa liikaa. Kaikki se, mitä viestintätilanteissa ja kohtaamisissa tapahtuu, vaikuttaa mitä suuremmilta osin koko organisaation hyvinvointiin ja työssä viihtymiseen. Avoimesti ja kunnioittavasti viestivä organisaatio on työpaikan ja yrityksen menestymisen peruspilari.

Henkilöstöviestintää voi ohjata

Vaikka ihmisten kohtaamisessa tapahtuu aina tavalla tai toisella viestintää, voidaan organisaation sisällä sopia tiettyjä viestintämalleja sekä kehittää viestintää yhteisten tavoitteiden mukaisesti. Parhaiten henkilöstöviestinnän kehittäminen onnistuu silloin kun kaikki ovat siihen sitoutuneet.

Organisaation sisäistä viestintää ohjaavat siis sovitut mallit mutta ennen kaikkea usein tiedostamattomatkin kulttuuriset vaikutteet. Viestintä on tietyllä tapaa kehä, joka toisaalta ruokkii kulttuuria ja toisaalta kumpuaa kulttuurista. Yrityksen kulttuuri ja viestintä ovat siis jatkuvassa vuorovaikutuksessa toisiinsa.

Mitä tietoisempia yrityksessä tai organisaatiossa ollaan tästä vuorovaikutuksesta ja sen vaikutuksista koko yhteisön hyvinvointiin ja sitä kautta tulokseen sen paremmin siihen pystytään vaikuttamaan esimerkiksi esimiestyössä ja johtamisessa. Johtajilla on väistämättä suuri vastuu ja vaikutus siihen, miten organisaatiossa viestitään.

Organisaation sisäinen viestintä koskettaa kaikkia

Kuvittele työaamu, joka ei ole niitä elämäsi helpoimpia. Mieti sitten, miten suuri ero töihin tulemisessa on riippuen siitä, tervehditäänkö työpaikalla vai katsellaanko muualle. Työkavereiden tervehtiminen on aivan ensimmäisiä viestinnän tilanteita, joihin voi kiinnittää huomiota. Tervehtiminen on paljon muutakin kuin vain ’hei’, sillä siihen liittyy toisen huomaaminen, toisen näkeminen ja katsominen sekä aina edes hienoinen yhteys toiseen ihmiseen. Tervehtiminen myös osoittaa kunnioitusta ja halua kontaktiin.

Tervehtimisen ja huomatuksi tulemisen jälkeen moni muukin viestinnällinen tilanne muuttuu luontevammaksi. Voi siis sanoa, että kommunikaatio ja viestintä lähtee pienistä asioista ja pienistä onnistuneista valinnoista.

Jokainen organisaatiossa on osa viestintää. Ja kun pienet kohtaamiset ja viestintätilanteet on opittu ottamaan luonnollisina vastaan, myös vaikeammissa tilanteissa on helpompaa viestiä siten, että kaikilla on mahdollisuus päästä samalle taajuudelle. Ei siis ole syytä vähätellä aamuisia huomenentoivotuksia tai mukavan viikonlopun toivotuksia. Pienistä eleistä kasvaa koko yhteisön kulttuuri ja tapa kohdata.

Miten viesti kulkee työpaikallasi? Monilla yrityksillä on petrattavaa sisäisessä viestinnässä. Yhteiset sähköpostit jäävät lukematta. Kahvipöytäkeskustelut eivät tavoita kaikkien korvia, ja aamupalaverin sisältö jää jakamatta iltavuorolaisille. Voi myös olla, että viesti on välitetty, mutta ontuvan ulosannin vuoksi sisältö menee osalta täysin ohi. Miten onnistua sisäisessä viestinnässä? Tässä viisi hyvää vinkkiä:

1. Onnistunut sisäinen viestintä on yhteispeliä

Sisäinen viestintä ei saa olla vain ylhäältä annettuja käskyjä. Yksisuuntainen sanelu ei anna sijaa vaihtoehtoisille toimintatavoille, toiminnan kehittämiselle, työn tehostamiselle tai työtehtävien sujuvoittamiselle. Onnistunut sisäinen viestintä on keskustelevaa ja osallistumiseen kannustavaa. Puhumisen lisäksi tarvitaan kuuntelemisen taitoa. Jos työntekijä kokee, ettei tule kuulluksi, hän ei mielipiteitään ilmaise. Se esimies, jonka mielestä tämä on vain hyvä asia, on kovaa vauhtia ajamassa laivaansa karille.

2. Älä oleta – tiedota

Pitkään talossa olleet ihmiset unohtavat helposti, että kaikki heille itsestään selvät asiat eivät ole sitä samaa muille. Ristiriitoja syntyy helposti, jos esimies ei ole saanut viikkomuistiota alaiseltaan ajoissa eikä alaisella ole aavistustakaan, että hänen olisi pitänyt sellainen toimittaa. Ei voi olettaa, että sijaiset, kesätyöntekijät ja harjoittelijat oppisivat hetkessä työpaikan työkulttuurin – varsinkaan, jos kukaan ei sitä heille opeta. ”Kyllähän meillä tämän kaikki tietää…” on aloitus, joka usein sisältää jo monta virheellistä olettamaa työpaikan sisäisestä viestinnästä.

3. Rehellisyys katkaisee huhuilta siivet

Ongelmatilanteet ja organisaation haasteelliset muutokset voivat olla kiusallisia aiheita – siispä niistä vaietaan. Huhut kuitenkin lähtevät liikkeelle ja vaikenemalla monet tilanteet vaikeutuvat entisestään. Rehellinen puhe ja mahdollisimman varhain jaetut tiedot tilanteesta ovat palvelus niin työntekijöille kuin yritysjohdollekin. Tämä ei tietenkään tarkoita, että muutos- tai kriisiviestinnän tulisi olla täysin suunnittelematonta ja suorasukaista, päinvastoin.

4. Valitse sisäisen viestinnän kanavat oikein

On ihan turhaa panostaa viestikanaviin, joista työntekijöitä ei tavoita. Tietotyöläiselle sähköpostilistat voivat olla toimiva tiedotuskanava, mutta vaikkapa rakennustyömaalla sähköpostien lukeminen saattaa jäädä vähiin. Tiedon perille saattaminen on työantajan vastuulla. Sähköpostien sijaan tai niiden tueksi käyttöön voidaan ottaa esimerkiksi viestisovellukset, viikkopalaverit, sisäiset ilmoitustaulut ja niin edelleen.

5. Viestintäsuunnitelma on toimivan viestinnän A ja O

Hyvä viestintäsuunnitelma parantaa yrityksen sisäistä viestintää ja tekee pelisäännöt kaikille selväksi. Ennen kaikkea se säästää yrityksen aikaa, energiaa ja rahaa. Sisäisen viestinnän suunnitelmassa voidaan sopia esimerkiksi, kenen vastuulla viestintä on, millä aikataululla muutoksista tiedotetaan, mitkä viestintäkanavat ovat käytössä ja mistä asioista viestitään henkilökohtaisesti. Suunnitelmassa voidaan sopia myös perehdyttämisen vastuusta, yrityksen yhteisistä arvoista ja vuorovaikutuksen keinoista. Kun vastuualueet ovat selvät, tiedottaminen helpottuu huomattavasti.

Jos kaipaat apua yrityksen sisäisen viestinnän suunnitelman laatimiseen tai työyhteisöviestinnän tehostamiseen, kysy lisää Seoptimilta.