Sisäinen viestintä on jokapäiväistä yhteyttä ja kommunikointia. Yrityksen sisällä viestitään koko ajan paljon. Mitä enemmän väkeä on, sitä isompi on sisäisten viestien määrä. Ja usein määrä korreloi väärinkäsitysten ja hukkuneiden viestien kanssa. Onneksi näin ei ole pakko olla. Yrityksen sisäistä viestintää voi kehittää. Ja kannattaa kehittää. Viestintä luo parhaimmillaan hyvää yhteishenkeä ja lisää sitä kautta työn mielekkyyttä, motivaatiota ja tehokkuutta. Onnistunut viestintä tulee yrityksen visiota, strategiaa ja arvoja.
Sisäinen viestintä työpaikalla on jokaisen asia
Työyhteisössä kaikki työn tekemiseen ja työyhteisöön liittyvä viestintä on yrityksen sisäistä viestintää. Viestintä voi olla ajatusten vaihtoa tai tiedon jakamista sekä muuta vuorovaikutusta. Sisäinen viestintä voi olla sekä epävirallista että virallista. Kaiken sisäisen viestinnän keskeisimpiä tehtäviä ovat kuitenkin tiedonkulku, vuorovaikutus ja sitouttaminen.
Olipa kyseessä sitten epävirallisempi vuorovaikutus tai virallisempi tiedon jakaminen tai muu viestintä, on tärkeää, että viestintä tukee yrityksen arvoja, strategisia tavoitteita sekä suurempaa visiota. Siksi onkin tärkeää, että yrityksen ja organisaation sisällä ollaan tietoisia näistä. Kun arvot, strategia, visio ja viestintä tukevat toisiaan, syntyy positiivinen kehä, jossa yhteisölle tärkeät asiat vahvistuvat ja syventyvät kaikessa vuorovaikutuksessa.
Jotta viestintä säilyy koko yrityksen toimintaa ja hyvinvointia tukevana, kannattaa viestintää suunnitella ja luoda sille reunaehtoja. Tällöin jokainen saa oikeat työkalut sille, mistä, miten, missä ja kuinka tiuhaan viestitään esimerkiksi yleistä asioista tai miten tietoa jaetaan. Lisäksi suunnitelma luo puitteet rennommalle epäviralliselle viestinnälle.
Työyhteisössä ja asiakastyössä jokainen päivä on erilainen. Projektit ja asiakkaat vaihtuvat, mikä luo työlle huippu hetket mutta samalla myös haasteet. Viestintä vaatii tiettyä keskittymistä ja suunnitelmallisuutta, mutta samalla se mahdollistaa yrityksen sisäisen kehittymisen ja sitä kautta kehittymisen markkinoilla.
Hyvä viesti on ajankohtainen, avoin, kiinnostava ja kohdennettu
Työyhteisössä viestintää on runsaasti ja viestit ovat hyvin eri tasoisia. Varsinkin epävirallisessa viestinnässä näin saakin olla, sillä jokaisen viestin ei tarvitse jäädä mieleen. Kuitenkin virallisen viestinnän, tiedottamisen ja asioista sopimisen yhteydessä on tärkeää, että viesti on ajankohtainen ja avoin. Ajankohtaisuus ja riittävä avoimuus varmistavat sen, että viesti herättää kiinnostuksen.
Lisäksi on tärkeää, että viesti saavuttaa oikeat ihmiset. Erilaisten kanavien käytöstä onkin keskeistä sopia yhteisesti, että jokainen ymmärtää, miten viestit kohdennetaan oikein. Sähköisiä sisäisen viestinnän kanavia ovat muun muassa intranet, verkkosivusto, sähköposti, puhelin ja somekanavat.
Onnistuneen viestinnän kautta yrityksen henkilöstölle selkeytetään ja vahvistetaan yrityksen visioa, strategiaa sekä arvoja ja sitä, mitä ne todella tarkoittavat yrityksen arjessa ja tekemisessä. Lisäksi onnistuneessa viestinnässä kerrotaan yrityksen toiminnan tavoitteista, tuloksista, tulevaisuuden suunnitelmista sekä muutoksista.
Avoin, monipuolinen, kohdennettu ja suunniteltu viestintä on avain sisäiseen ilmapiiriin. Sisäinen ilmapiiri on myös lopulta se, mikä näkyy ulospäin.
Viestintä ei ole vain yhdensuuntaista vaan siihen voivat osallistua kaikki. Parasta viestintä on silloin, kun siihen voivat vaikuttaa kukin työyhteisön jäsenistä. Avoin viestintäkulttuuri mahdollistaa esteettömän tiedonkulun kaikkiin suuntiin. Avoimuus tarkoittaa myös rehellistä asioiden, syiden ja seurausten avaamista yhteisön keskellä.
Viestintäsuunnitelma tehostaa työtä ja helpottaa jokaisen työpäivää
Avoin, monipuolinen, kohdennettu ja suunniteltu viestintä on avain sisäiseen ilmapiiriin. Sisäinen ilmapiiri on myös lopulta se, joka näkyy ulospäinkin. Onnistuneen sisäisen viestinnän avulla on mahdollista edistää työmotivaatiota, tehostaa yhteistyötä sekä varmistaa tuloksellisuutta.
Toimivalla sisäisellä viestinnällä voidaan siis vaikuttaa yrityksen tulokseen. Keinoja tuloksellisuuden parantamiseen on muun muassa viestimisen avulla selkeytetty suunta, jonne halutaan mennä. Se sitouttaa työntekijöitä paremmin kuin epämääräinen tuloksen tekeminen. Lisäksi hyvä sisäinen viestintä on palautteen antamista tavoitteiden valossa.
Sisäinen viestintä siis motivoi laadukkaaseen ja tehokkaaseen tekemiseen, mutta lisäksi se toimii kokonaisen yrityskulttuurin luojana, identiteetin rakentajana sekä ulospäin näkyvän imagon ja brändin kärkenä. Sisäinen viestintä heijastuu myös ulkopuolella oleviin sidosryhmiin ja asiakkaisiin.
Sisäisen viestinnän suunnitteluun kannattaa siis käyttää aikaa. Käytetty aika maksaa itsensä takaisin, kun suunnitelman avulla vältetään tiedonkulun haasteet sekä varmistetaan, että kaikki ovat ajan tasalla yrityksen viestintästrategiasta ja omasta osuudestaan sen rakentamisessa. Kun yrityksen sisäinen viestintä on suunnitelmallista ja toimivaa, voivat kaikki paremmin!